حفظ اسناد الکترونیک ضرورت دارد/ صیانت و حفظ اصالت اسناد الکترونیک از اهداف «جام» است

به گزارش خبرنگار ایلنا، نشست خبری «طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی (جام)» صبح امروز (۲۷ تیر ماه) با حضور مظفر پاسدارشیرازی (معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران) علیرضا انتهایی (مدیرکل پردازش منابع دیجیتال)، علیرضا بدرلو (رییس گروه اسناد الکترونیک) و فرزاد دادرس (مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال) در کتابخانه ملی برگزار شد. 

جام، سامانه‌ای برایب نگهداری اسناد الکترونیک

پاسدارشیرازی درباره ضرورت برگزاری این نشست خبری توضیح داد: تصمیم گرفتیم به جای برگزاری مراسم رونمایی، نشستی با خبرنگاران داشته باشیم تا توضیحاتی درباره سامانه ارائه دهیم و پاسخگوی ابهامات باشیم. 

وی با تاکید بر اینکه بیش از ۲۰ سال از ورود اتوماسیون‌های اداری به بدنه دولت می‌گذرد و بخشی از مکاتبات اداری توسط این سامانه‌ها مدیریت می‌شوند، توضیح داد: هیچ برنامه جامعه‌ای برای این موضوع تبیین نشده بود، تمامی اسناد این سامانه‌ها بر اساس مصوبه سال ۴۹ مجلس شورای ملی تظنیم می‌شدند. در حال حاضر، روند نامه‌نگاری اداری تغییر کرده است و دیگر نامه‌های کاغذی جایگاهی در مکاتبات اداری ندارند. تمامی نامه‌ها ملی نیستند و دورن‌سازمانی هستند. این شرایط ایجاب می‌کرد تا برنامه‌ای جامع برای آن تعریف کنیم. به همین دلیل، چند پروژه ذیل این موضوع تعریف کردیم. 

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اشاره به تاریخچه طرح جام اظهار کرد: اواخر سال ۹۶، این طرح کلید خورد اما پیشتر، اقداماتی انجام داده بودند. ما با بهره‌گیری از دستاوردهای کشورهای توسعه یافته توانستیم استانداردهایی تبیین کنیم که تمامی این موارد در قالب شیوه‌نامه ان تبیین شد. مواردی مثل «امضای الکترونیک» که یکی از زیر پروژه‌های طرح جام است نیز در این طرح قرار دارد. 

پاسدارشیرازی ادامه داد: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با همکاری دو سازمان فناوری اطلاعات و اداری و استخدامی کشور توانست دستورالعمل اجرایی طرح جام را در بیست و دومین روز از مهر ماه ۹۹ به تصویب برساند. آقای روحان، اجرای این طرح را الزامی می‌داند. 

به گفته وی، سازمان‌های متعددی در اجرای این طرح دخیل هستند اما سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نسبت به دیگر ارگان‌های دولتی وظیفه بیشتری دارد. ۴ مامومریت به سازمان اداری و استخدامی، ۱ مسئولیت به وزارت صمت، ۴ ماموریت به سایر استان‌ها واگذار شد. اما سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نیز عهده‌دار ۶ مسئولیت است. 

او با تاکید بر اینکه روش‌های الکترونیک می‌تواند در حفظ اسناد موثرتر باشد، توضیح داد: فرایند مدیریت اسناد فیزیکی به این شکل بود که مکاتبه‌ای صورت می‌گرفت و سپس وارد گردش مکاتبات می‌شد، در این مرحله، نامه بایگانی جاری را سپری می‌کرد. بایگانی نیمه جاری، مرحله‌ای دیگر بود که در برخی از ادارات رایج بود و در مرحله نهایی مکاتبه وارد بایگانی راکد می‌شد. طبق قانون سال ۴۸، تنها سازمان اسناد با نظارت شورای اسناد ملی که متشکل از وزیر امور خارجه، علوم، نماینده سازمان اداری و استخدامی، معاون رییس جمهور، دادستان کشور است، زمان پایان یک سند را اعلام کند. آرشیوی یا امحیایی بودن یک سند از سوی این شورا معرفی می‌شود. اگر همین فرایند را به حوزه اسناد الکترونیک بیاوریم، دست بازتری برای مدیریت خواهیم داشت؛ اسناد پس از ورود به سامانه فهرست‌نویسی و ثبت می‌شوند و در اختیار آیندگان قرار خواهد گرفت. 

این مسئول افزود: اگر استانداردی وجود نداشته باشد، ما دچار بحران خواهیم شد. امنیت فعالیت خود را با بهره‌گیری از بلاک‌چین و هوش مصنوعی ارتقاء خواهیم داد. زنجیره بلاک‌چین می‌تواند به محفوظ ماندن اسناد کمک کند و دیگر امکان تغییر سند وجود تدارد. 

نگهداری و حفظ اسناد اهمیت دارد

علیرضا انتهایی (مدیرکل پردازش منابع دیجیتال) در این برنامه با تاکید بر ضرورت حفظ اسناد غیرکاغذی توضیح داد: وقتی از دنیای کاغذی رخت بربستیم و وارد الکتورونیک شدیم باید بتوانیم تمامی اسناد و مدارک را حفظ کنیم. این ماکن وجود دارد که یک سند گم‌شود یا اصالت آن مورد تایید نباشد. تمامی این موارد را در سامناه جام مدنظر قرار دادیم تا بتوانیم اسناد الکترونیک را به نحو شایسته‌ای نگهداری کنیم. تمامی اسناد الگترونیک در سراسر دنیا با خطر نابودی، تهدید می‌شوند. پس از باید تضمینی وجود داشته باشد که آن‌ها برای آینده در دسترس باشند. 

به گفته وی، تمامی اسناد باید شناسه‌ای «یکتا» داشته باشند که همچون کد ملی، اختصاصی هر سند باشد. شناسه ملی سند داشته باشیم که هر سند یک کد اختصاصی داشته باشند. این موضوع به حفظ سند کمک شایانی خواهد کرد. 

مدیرکل پردازش منابع دیجیتال درباره راهکارهای حفظ اسناد اظهار کرد: حفظ اسناد از دیگر وظابفی است که به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران محول شده است. ما برای این موضوع از استانداردهای فناوری اطلاعات استفاده کردیم و نسخه بکاپ اطلاعات خود را در شهر شیراز نگهداری می‌کنیم. من بازهم تاکید می‌کنم، امنیت و حفظ اسناد اهمیت فراوانی دارد. 

 کشورهای پیشرو را الگو قرار دادیم

فرزاد دادرس (مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال) با اشاره به حفظ اسناد در جهت ارتقاء دولت الکترونیک گفت: جام یکی از نشانه‌های دولت الکترونیک است. بدون نظام اسناد الکترونیک، نظام‌های دیگر کامل نخواهند شد. هر دستگاهی در دولت سامانه اختصاصی خود را دارد اما این امکان وجود دارد که اسناد در آینده قابلیت بارخوانی نداشته باشند. جام با هدف یکپارچه‌سازی طراحی شده است. 

وی ادامه داد: دانش ایجاد این سامانه در دهه‌های گذشته وجود نداشت و امکان ایجاد تشکیل نظامی یکپارچه غیرممکن بود. منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در اجرای این طرح پیشرو بوده و از دیگر سازمان‌ها کمک گرفته است. ما از دانش کشورهای پیشرو در این زمینه بهره‌گرفته‌ایم اما در برخی از موارد نسبت به آن‌ها تمایز و رجحان داریم. برتری داشتن در برخی از موارد به این معنا نیست که آن‌ها از این دانش بی‌بهره بوده‌اند.