گروه صنعتی بارز نخستین شرکت در پیاده‌سازی نسل جدید سیستم ای‌آرپیSAP

به گزارش ایلنا به نقل از روابط عمومی و ارتباطات گروه صنعتی بارز، گروه ویژگی ممتاز پیاده‌سازی بزرگ‌ترین پروژه SAP در ایران به لحاظ اسکوپ یا محدوده در بارزراه‌اندازی با هزینه و زمان پیش‌بینی شده در پروژه با کیفیت بالا است.

گروه صنعتی بارز به‌عنوان یکی از شرکت‌های مهم تولیدکننده تایر در کشور و از برندهای معتبر داخلی، در راستای به‌روز کردن و استفاده از فناوری‌ها و تکنولوژی‌های روز دنیا اقدام به پیاده‌سازی سیستم ERP کرده است. ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی مخفف (Enterprise resource planning) است و شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهیمی‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی یکپارچه، منظم و دقیق مدیریت می‌کند.

ERP به معنای مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمان یا M4 (Man, Machine, Material, Money) (مواد، ماشین‌آلات، پول و نیروی انسانی) است و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در راستای کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت کنند. تعاریف دیگری نیز از ERP وجود دارد. ERP بر پایه سیستم‌های برنامه‌های کاربردی تهیه شده که شامل چندین برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازه وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است. برای آشنایی هر چه بیشتر مخاطبان  با نحوه راه‌اندازی این سیستم در گروه و مراحل پیاده‌سازی آن گفت‌وگویی را با حسین عبادتی، مدیرکل اداره فناوری و اطلاعات گروه صنعتی بارز ترتیب دادیم که ماحصل آن را در ادامه می‌خوانیم:

برای خوانندگان نشریه یک تعریف جامع وکامل از سامانه ERP داشته باشید؟

ERP یک بسته نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش‌طراحی شده و از پیش مهندسی‌شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه‌حل کاملا انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات‌محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و موثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم براساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

با توجه به این تعریف، این سیستم چه مزایای برای گروه صنعتی بارز دارد؟

نخستین مزیتی که در کوتاه‌مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است.

از دیگر مزایای به‌کارگیری ERP می‌توان به ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان، پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان‌پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.

مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست. بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی براساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم‌افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

ERP را در حقیقت می‌توان نقطه اوج تلاقی نیازهای کسب‌وکار یک بنگاه امروزی با پیشرفت‌های فناوری اطلاعات فرض کرد. در این سیستم‌ها ویژگی‌هایی پیش‌بینی و به اجرا گذارده شده که برنامه‌ریزی کلیه منابع یک سازمان، ایجاد یکپارچگی و هماهنگی، کنترل و پایش عملکرد سازمان، ارتقای عملکرد کارکنان بنگاه، کاهش هزینه‌های بنگاه و افزایش درآمدهای آن و آنالیز و تحلیل داده‌ها مهم‌ترین این موارد است. موضوع قابل‌توجهی که در سال‌های اخیر ERP را کانون توجه بیشتر مدیران و رهبران بنگاه‌ها قرار داده، بکارگیری نسبتا وسیع این راه‌حل در شرکت‌های بزرگ جهانی تایرسازی و دستیافت‌هایی است که از این رهگذر حاصل کرده‌اند.

ویژگی‌های خاص مربوط به سیستم ERP در گروه صنعتی بارز که در سایر شرکت‌ها وجود ندارد، از نظر شما چیست؟

قبل از اینکه ما این سیستم را در بارز شروع کنیم، یک سال مطالعات اولیه را دراین ارتباط انجام دادیم که بدانیم آیا این سیستم برای شرکت مناسب هست یا نه؟ و ازجمله اقداماتی که انجام دادیم، بحث‌های ارزیابی تحلیل شکاف فرآیندها بوده که برای این کار هم بررسی‌هایی را در سه فرایند فروش، تولید و خرید انجام دادیم و در نهایت به حداقل شکاف 70درصدی رسیدیم. یعنی سیستم‌هایی که در SAP بوده نسبت به سیستم‌های موجود که در طول 17 سال در محیط "اOracel" توسعه پیدا کردند یک فاصله 75 درصدی داشتند. یعنی ما باید 75 درصد سیستم را توسعه می‌دادیم تا به یک سیستم SAP یا REP کامل می‌رسیدیم. در نتیجه باید هزینه و زمان خیلی زیادی را برای توسعه سیستم‌های موجود در آن زمان صرف می‌کردیم که از نظر علمی و مهندسی منطقی نبود.

در توسعه سیستم‌های قدیم علاوه بر پوشش این شکاف بحث‌های یکپارچگی سیستم در گروه را در کلان باید می دیدیم که سیستم قابلیت توسعه به صورت ماژولار را در مقیاس‌های مختلف داشته باشد.

این ویژگی‌ها معمولا در پروژه‌های ERP که مقیاس‌پذیرند، وجود دارند. یعنی هرچقدر شرکت‌ها بزرگ شوند ERP به همان نسبت می‌تواند توسعه پیدا کند. در حالی که ممکن است سیستم‌هایی که برای یک ساختار مشخص طراحی می‌شوند این قابلیت را نخواهند داشت.

از دیگر ویژگی‌های این سیستم که خاص بارز بود، این بود که ما مشکلات زیادی در ارتباط با پراکندگی جغرافیای شرکت‌ها داشتیم مثلا کارخانجات بارز در کردستان و کرمان قراردارد و دفتر مرکزی آنها در تهران است و این مورد باعث شد که ما به فکر یکپارچگی باشیم و شرکت‌ها به‌صورت متمرکز فعالیت کنند. یعنی فروش در تهران و تولید در شهرهای دیگر که این اقدام انجام شده و اکنون به همه نقاط در کرمان و کردستان سرویس ارائه می‌کند و در عین حال تمرکز و یکپارچگی هم حفظ شده است.

سامانه را با همکاری چه شرکت‌هایی راه‌اندازی کرده‌اید؟

برای راه‌اندازی سامانه با بررسی‌هایی که انجام دادیم شرکت‌های زیادی را مورد بررسی قرار دادیم اما نمی خواستیم تکنولوژی را در اختیار شرکت‌های دیگر قرار دهیم و هدفمان هم حفظ تکنولوژی بارز بود اما در نهایت 3 شرکت ایرانی را انتخاب کردیم که یکی از این شرکت‌ها شریک ژاپنی و یکی دیگر شریک ترکیه‌ای داشت وشرکت سوم نیز با یک شرکت اروپایی قرارداد همکاری داشت با آنها وارد مناقصه شدیم.از نظر ما این شرکت‌ها باید توان انجام کار را می‌داشتند سپس در منقاصه شرکت کردند لذا پس از ارزیابی به این نتیجه رسیدیم که هر سه شرکت توان اجرای کار را دارند و از سوی دیگر شرکای خارجی ( شرکت‌های ژاپنی و ترکیه‌ای ) شرکت‌های داخلی را هم که رصد کردیم آنها نیز ازجمله شرکت‌های معتبر و قوی بودند.

بر این اساس ما مناقصه‌ای براساس 19 آیتم ارزیابی بین این سه شرکت برگزار کردیم و در نهایت شرکتی ایرانی با همکار اروپایی برنده مناقصه شد.

پروژه از 2 سال قبل شروع شد و وارد مرحله اجرایی شده و این پروژه به لحاظ اسکوپجزو از پروژه‌های کاملی است که تاکنون در ایران اجرا شده است.

یکی از ویژگی‌های مهم راه‌اندازی این پروژه در بارز این است که براساس زمان‌بندی و با هزینه پیش‌بینی شده خود در شرکت بارز راه‌اندازی شده که این جزو اسثتائات است. در سیستم‌های ERP معمولا در زمان خودشان و با هزینه خودشان پیاده نمی‌شوند و با هزینه‌های چندبرابری و در زمان‌های بسیار بیشتر از گانت چارت راه‌اندازی می‌شوند.

تغییرات مدیریتی در مجموعه بارز را هم می‌توان به ویژگی‌های منحصر به‌فرد اجرای این سیستم در بارز اشاره کرد. ما در طول اجرای این پروژه شاهد رفتن دو مدیرعامل و عوض شدن سه معاونت مالی بودیم و خیلی‌ها این تغییرات مدیریتی را یکی از موانع بر سر راه اجرا و موفقیت این پروژه می‌دانستند اما توانستیم خوشبختانه پروژه را به اتمام برسانیم. این در حالی است که تغییرات مدیریتی و با عوض شدن یک مدیرعامل ریسک پروژه 70درصد بالا می‌رود اما ما با این وجود پروژه را به اتمام رساندیم و باید همین جا از همه کاربران کلیدی که در این راه همکاری کردند، قدردانی کنیم و سعی ما این است که بتوانیم از تلاش‌های همه آنها تقدیر کنیم.

همچنین در کنار این ویژگی‌ها باید به موضوع تحریم‌ها نیز اشاره کنیم که تحریم‌های خیلی شدید بر کشور اعمال شد و این موضوع باعث تغییراتی در قیمت ارز شد اما ما همچنان پروژه را با حداقل هزینه پیش بردیم. در حالی که تمام مدیران قبلی و کارشناسان با سابقه امکان پیاده‌سازی این پروژه را در بارز کرمان غیرممکن می‌دانستند اما با حمایت آقای مهندس مشرفی موفق شدیم این مهم را اجرایی کنیم که جا دارد از این حمایت‌ها قدردانی کنیم و باید اعتراف کنیم بدون حمایت‌های ایشان این کار امکان‌پذیر نبود.

در راه اجرای این پروژه آیا مخالفتی هم از سوی مجموعه وجود داشت؟

مخالفت به شکل گسترده نبود و بیشتر در قالب دلسوزی مطرح می‌شد. از آنجایی که این پروژه پیچیدگی‌های زیادی داشت و هدف اصلی و تمرکز مجموعه روی تولید بود و همه دغدغه تولید داشتند و از سوی دیگر ما به تحریم‌های اقتصادی علیه کشورمان برخورد کردیم و در حالی که در این زمان دغدغه اصلی مجموعه بارز تامین موارد اولیه و خرید آن بود و همه برای تامین مواد اولیه تلاش می‌کردند از سوی دیگر ما به دنبال اجرایی کردن پروژه و پیاده‌سازی سیستم ERP بودیم. باید از واحد تدارکات شرکت بارز برای خرید به‌موقع مواد اولیه شرکت قدردانی کنیم که در اوج مشکلات اقتصادی و تحریم‌ها توانست مواد اولیه را به‌موقع خریداری کند.

با همه این مشکلات پروژه در قالب 2 مرحله استارت خورد و فعالیت سامانه‌های خرید، فروش، مالی، انبارها و منابع انسانی از اول فروردین و دیگر بخش‌ها تولیدی از اول تیرماه آغاز شد.

پیاده کردن این سامانه چه مزایایی برای شرکت بارز دارد؟

ما قبل از اجرای این پروژه درخواست‌های زیادی برای توسعه و کامل‌تر کردن سیستم و نیازهای جدید در شرکت داشتیم اما الان دیگر این درخواست‌ها را نداریم چون ERP آن‌قدر کامل است که دیگر نیازی نیست و به همه درخواست‌ها در بخش‌های مختلف می‌توانیم پاسخ دهیم. در خواست گزارشات مشکلی است که بیشتر کاربران با آن مواجه هستند و به دلیل حجم بالای دیتایی که وارد سیستم می‌شود و این دیتا نسبت به قبل تقریبا 4برابر است. سعی ما این است که گزارشات موردنیاز اولیه را تهیه کنیم و در قدم بعدی گزارشات مربوط به شاخص‌های بهره‌وری را در قالب گزارش تحلیلی بتوانیم به مدیران شرکت ارائه دهیم.

در کنار همه مزیت‌هایی که برای این سیستم بیان فرمودید آیا امکان توسعه این سیستم وجود دارد؟

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های پروژه ERP قابلیت توسعه نامحدود آن است. این سیستم به ابزارهایی مجهز است که به‌راحتی می‌تواند آماری و تحلیلی مختلفی را برای ما انجام دهد و از سوی دیگر ما می‌توانیم مدیریت فرایندها را نیز توسط این سیستم انجام دهیم.

اثرگذاری محسوس این پروژه بر گروه صنعتی بارز چیست؟

همه شرکت‌های معتبر و پیشرفته دنیا اکنون برای یکپارپگی فعالیت‌‌های خود سیستم ERP را پیاده و اجرا کرده‌اند و ما هم به‌عنوان یکی از شرکت‌های معتبر تایرسازی در کشور که در تلاش هستیم در منطقه و در جهان خود را معرفی و مطرح کنیم باید به این سیستم‌ها مجهز شویم و چاره دیگری نداریم. قطعا اجرای این سیستم در بارز به بهبود فرایندها کمک‌های زیادی می‌کند.

این سیستم تا چه حدودی با استانداردهای جهانی تطابق دارد؟

ما در اجرای این پروژه از فرایندهای استاندارد استفاده کردیم اما فرایندهای مالی و منابع انسانی در هر کشوری با کشور دیگری متفاوت است و هر کشوری قوانین حقوقی خاصی دارد که ما در اجرا کردن این سیستم این موارد را در نظر گرفتیم و سیستم بر این اساس پیاده شده است.در مجموع 70درصد این سیستم به‌صورت کاملا استاندارد است و 30درصد مابقی را منطبق با شرایط کشورمان بومی‌سازی کردیم.

کارکنان و واحدهای مختلف مجموعه بارز چگونه با اجرای این سیستم هماهنگ شدند؟

ببینید؛ نحوه بیان نیازهای واحدهای مختلف متفاوت بود که ما تلاش کردیم در راستای اجرای پروژه به همه خواسته‌ها و نیازهای واحدهای مختلف پاسخ دهیم. بیشتر کارکنان و واحدها از سر دلسوزی و با توجه به وضعیت کشور و تحریم‌ها از شکست اجرای این پروژه می‌ترسیدند ولی ما به موفقیت آن ایمان داشتیم.

در راه اجرای پروژه و به جهت حفظ کیفیت آن از مشاور خارجی بهره بردیم و از شرکت‌های معتبر خارجی را برای تهیه و نصب و راه‌اندازی لیسانس پروژه استفاده کردیم.

اکنون هم همه فعالیت‌های اصلی شرکت بارز در بخش‌های خرید فروش، تولید، انبار، حقوق و دستمزد و کیفیت توسط این سیستم انجام می‌شود، می‌توان گفت فرایندهای اصلی در بارز تحت این سیستم انجام می‌شود.

نمی‌توانیم ادعا کنیم که این سیستم هیچ مشکلی ندارد؛ چراکه ما یک سیستم بزرگ را پایه‌گذاری کردیم و این سیستم شبیه بچه‌ای است که تازه متولد شده و باید به مرور برای کامل شدن آن کار کنیم اما نسبت به زمانی که سیستم را اجرا کردیم، رشد خیلی خوبی داشته است.

در پایان باید از مدیران مجموعه بارز و کارکنان کلیدی و همکاران اداره‌های فاوای تهران و کرمان که نقش کلیدی در راه‌اندازی این پروژه داشتند و زحمات زیادی کشیدند، قدردانی کنیم و اکنون نیز تمام سعی خود را برای رفع مشکلات موجود سیستم به کار می‌گیریم که هیچ‌گونه مشکلی در آینده نداشته باشیم.