معرفی انواع نرم افزارهای شرکتی کاربرد کامپیوتر
تعریف شرکت در اصطلاح عامیانه به‌معنی اداره کردن یک کسب و کار به شیوه خصوصی یا غیردولتی است. با رواج و توسعه صنعت نرم‌افزار، علم حسابداری نیز دچار تحولات گسترده و عمیقی شده است. در گذشته حسابداری فقط به دفترنویسی محدود شده بود، اما سال‌هاست که نرم افزارهای حسابداری برای مدیریت منابع مالی و تهیه گزارش‌ها برای استفاده ذی‌نفعان داخل و خارج از شرکت، جایگاه خود را در سیستم حسابداری شرکت‌ها تثبیت کرده‌اند. امروزه همه شرکت‌ها برای بهینه‌سازی فرایند ثبت و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی خود براساس ماژول‌های مورد نیاز، یک نرم‌افزار حسابداری تهیه می‌کنند. نام نرم افزار حسابداری شرکتی بارها به گوش همه ما خورده است، اما نرم افزار حسابداری شرکتی چیست و انواع آن کدام است؟ برای رسیدن به پاسخ این سؤالات تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
اهمیت نرم افزار حسابداری شرکتی
نرم افزار حسابداری شرکتی برای انجام کلیه امور شرکت اعم از حسابداری، خرید، فروش، انبارداری (خزانه)، تولید، حقوق و دستمزد مناسب و ضروری است. نخستین نرم افزارهای حسابداری شرکتی برای حفظ اطلاعات حساب‌های معین و کل طراحی شدند و توانایی تحلیل مالی نداشتند و بیشتر شبیه یک دیتابیس نگهداری اطلاعات بودند، اما به‌سرعت توسعه یافتند و قابلیت‌هایی مثل ثبت اسناد حسابداری، دفترنویسی و گزارش‌گیری نیز به آن‌ها اضافه شد.
نرم افزارهای حسابداری شرکتی قابلیت اتصال به‌صورت آنلاین و نصبی روی سرور محلی را دارند. با توجه به گسترش روزافزون استفاده از اینترنت و نیاز به همگام سازی اطلاعات مختلف بین واحدهای سازمانی در بسیاری از موارد نرم‌افزارهای نصب‌شده روی سرور محلی نیز از طریق ریموت روی بستر اینترنت اجرا می‌شوند. پوشش گسترده اینترنت نیازهای کاربران به‌کمک زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری، به تمایل عموم کاربران به بهره‌گیری از آن افزوده است. زیرسیستم‌هایی که مطابق با نیازهای بومی سیستم اداری کشور و منطبق بر آیین‌نامه‌های سازمان اداری و استخدامی کشور عمل می‌کنند؛ به همین دلیل این زیرسیستم‌ها در همه سازمان‌های دولتی و عمومی و همچنین بخش خصوصی به کار می‌روند.
طبقه‌بندی انواع نرم افزار شرکتی براساس کاربرد آن‌ها
به‌طورکلی با توجه به حوزه فعالیت شرکت‌ها، نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی دسته‌بندی می‌شوند و هر توسعه‌دهنده‌ای ممکن است تقسیم‌بندی خاص خود را مدنظر قرار دهد. طبقه‌بندی اغلب نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی موجود در بازار عبارت‌اند از:
- نرم افزار حسابداری شرکتی تولیدی
در این دسته از نرم‌افزارها، تولید یا بهای تمام شده در مقایسه با نرم‌افزارهای حسابداری رایج مانند خزانه‌داری انبار، حسابداری مدارک، حسابداری بازرگانی و حسابداری حقوق و دستمزد بیشتر دیده می‌شود. در نرم افزار حسابداری تولیدی ، علاوه بر محاسبه بهای تمام شده یک کالا، قیمت مازاد تولید، سود حاصل از تولید، میزان ضایعات، نرخ مواد اولیه مصرفی، میزان دستمزد پرداختی مستقیم و غیرمستقیم و دیگر موارد مرتبط با فرایند تولید محاسبه می‌شود تا مؤسسات بزرگ و صنعتی بتوانند بهترین برنامه‌ریزی مالی را براساس این گزارش‌ها داشته باشند.
- نرم افزار حسابداری دارایی ثابت شرکت
نرم افزار دارایی ثابت کاربرد کامپیوتر، با هدف مدیریت عملیاتی و ثبت مربوط به اموال و دارایی‌های هر مجموعه و شرکتی طراحی شده تا سازمان یا شرکت‌ها اعم از بزرگ و کوچک با استفاده از آن اطلاعات دارایی خود را کنترل و از خرید مازاد مواد جلوگیری کنند. همچنین با اطمینان از بهبود فرایند کنترل اموال و عمر مفید دارایی‌های شرکت، در افزایش سود شرکت سهیم شوند.
- نرم افزار حسابداری شرکتی بازرگانی
ماژول بازرگانی یا خرید و فروش قدرتمندترین و مهم‌ترین ماژول در نرم افزار حسابداری بازرگانی است. موجودی‌های سازمان، شرکت یا بنگاه معاملاتی مانند خرید و فروش، برگشت از خرید و فروش، هزینه و روش‌های حمل، محاسبه پورسانت بازاریابان و عوامل فروش جزء مواردی هستند که برنامه‌نویسان و طراحان نرم افزارهای حسابداری بازرگانی کاربرد کامپیوتر مدنظر قرار می‌دهند تا این نرم‌افزار شرکتی کاربرد بیشتری پیدا کند. در این نرم‌افزارها ماژول انبار نیز به‌طور کامل و جامع ثبت می‌شود و شرکت‌ها می‌توانند با ارتباط بین واحدهای بازرگانی و انبار در نرم افزار حسابداری کیفیت کار خود را افزایش دهند.
- نرم افزار حسابداری شرکتی خدماتی
هدف این نرم افزار حسابداری تمرکز بر محاسبه هزینه‌ها و درآمد حاصل از فروش خدمات است و تفاوت عمده آن با سیستم حسابداری بازرگانی در ثبت و بررسی موجودی کالا است. در نرم‌افزار حسابداری شرکتی خدماتی کالایی وجود ندارد؛ پس عملاً انبار و عملیات مربوط به آن نیز انجام نمی‌شوند.
- نرم افزار حسابداری شرکتی پیمانکاری
کارکرد اصلی فعالیت حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری پروژه محور، ثبت اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل اطلاعات هر پروژه است. این اطلاعات باید به تفکیک انجام و گزارش‌گیری شوند؛ به همین دلیل نیاز به نرم‌افزار حسابداری شرکتی در انجام عملیات پیمانکاری بیش از هر نرم‌افزار حسابداری دیگری حس می‌شود.
- نرم افزار حسابداری مودیان
نرم افزار حسابداری متصل به مودیان را می‌توان نوعی نرم افزار فروشگاهی و شرکتی مناسب برای واحدهای اقتصادی دانست که امکان ثبت مکانیزه صورت‌حساب‌های الکترونیکی را فراهم می‌کند. واحدهای صنفی و اشخاص حقوقی موظف هستند تا پایانه‌های فروشگاهی و خدمات فروش شرکتی خود، از جمله دستگاه‌های کارت‌خوان بانکی و درگاه‌های پرداخت الکترونیکی را در سامانه مودیان مالیاتی ثبت کرده و آن‌ها را به این پلتفرم متصل کنند. با استفاده از نرم‌افزار کاربرد کامپیوتر به‌راحتی فرایند ارسال فاکتور فروش برای شرکت‌ها امکان‌پذیر است.
نوع نرم افزار حسابداری شرکتی متناسب با نوع کسب و کار
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات در خرید نرم افزار بی‌توجهی به حدود سیستم حسابداری شرکت یا کسب و کار است. بسیاری از کسب و کارهای کوچک به سیستم حسابداری پیچیده نیاز ندارند و درصورت اقدام به خرید یک نرم افزار گران‌قیمت و پیچیده به‌دلیل بی‌استفاده ماندن امکانات نرم افزار ممکن است متحمل ضرر شوند. برعکس شرکت‌های بزرگ صنعتی یا بازرگانی نیز که زیرگروه‌ها و زیر مجموعه‌های بزرگ و متنوعی دارند نباید تنها صرف کاهش هزینه خرید به سراغ نرم افزارهای رده‌پایین شرکتی بروند؛ زیرا پس از مدتی با مشکل در ثبت اطلاعات مواجه می‌شوند که عملاً چندین برابر معقول باید برای انتقال اطلاعات و استقرار یک سیستم حسابداری جایگزین زمان و پول هزینه کنند.
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی کاربرد کامپیوتر
انواع نرم افزارهای حسابداری شرکتی در کاربرد کامپیوتر به‌عنوان یک نرم افزار جامع و متناسب با نیاز هر شرکتی تمامی زیرشاخه‌های حسابداری را پوشش می‌دهد. کاربرد کامپیوتر اقدام به طراحی نرم افزارهای شرکتی به‌صورت پویا و متناسب با نیازهای حسابداری نموده که امکان اجرای هرگونه ساختار کدینگ مورد نیاز شرکت‌ها را فراهم می‌کند و از لحاظ سطوح حساب در جهت پاسخ‌گویی به نیازهای متنوع بخش خصوصی در این سیستم محدودیتی وجود ندارد.
سخن پایانی
با استفاده از نوع ارتباطی که برنامه حسابداری با سایر نرم‌افزارها برقرار می‌کند، فعالیت کارشناس مالی از حالت اپراتور به حالت کنترل و تحلیل مالی تغییر یافته است. استفاده از ابزار سند اتوماتیک نیز از حالت دیتا اینتری حذف شده و به این طریق کارشناسان مالی تنها تحلیل و کنترل مالی را انجام می‌دهند؛ همچنین از طریق امکانات نرم‌افزار حسابداری شرکتی، نیاز نیست بخش واحد مالی حسابداری به‌صورت دستی اسناد خود را در نرم‌افزار ثبت کند، بلکه کاربر تنها کار کنترل را انجام می‌دهد و با استفاده از سیستم‌های مرجع ثبت اسناد را سرعت و دقت می‌بخشد و به مفهوم واقعی، خود کارشناسی و نظارت مالی را برعهده می‌گیرد.
