معیارها و ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

با توجه به شیوع بیماری کرونا و روی آوردن سازمان ها به سمت دورکاری و همچنین افزایش حجم مکاتبات اداری در شرکت ها و سازمان ها، نیاز به یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب احساس می شود.  در این مقاله قصد داریم ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب را بیان کنیم.

یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات اداری در هر سازمانی(دولتی/خصوصی) باید دارای یک سری استاندارد ها باشد که در این مطلب قصد داریم این استانداردها را به صورت چک لیست بیان کنیم :

اتوماسیون اداری تحت وب

با توجه به پراکندگی جغرافیایی شعبات یک سازمان یا پروژه هایی که یک سازمان در نقاط مختلف کشور اجرا می کند و همچنین با توجه به دورکاری پرسنل سازمان یکی از استانداردهای اتوماسیون اداری تحت وب بودن آن است.

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مکاتبات سازمان شما در هر زمان و مکانی در دسترس پرسنل شما خواهد بود.

چند سازمانی (مناسب هلدینگ ها)

تعداد شرکت ها و سازمان هایی که دارای شعبه ها ی مختلف هستند یا به صورت هلدینگ اداره می شوند کم نیستند. همینطور تعداد شرکت هایی که به صورت فنی و پروژه ای فعالیت می کنند هم کم نیستند. یکی از مشکلات و مسائلی که این نوع سازمان ها دارند همین عدم تمرکز در جمع آوری داده ها می باشد.

گاها پیش می آید که خیلی از سازمان ها به صورت جداگانه برای هرکدام از شعبات خود از یک نرم افزار اتوماسیون اداری اختصاصی استفاده می کنند که این موضوع باعث ایجاد از هم گسیختگی اطلاعات می گردد.

نرم افزار اتوماسیون اداری  با استفاده از امکان چند سازمانی نیاز  این نوع سازمان ها را پاسخ داده است.

مدیریت فکس و ایمیل ها

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه می توانید کلیه نامه های ارسالی و دریافتی را از طریق فکس و ایمیل کنترل و مدیریت کنید.

پشتیبانی از پروتکل ECE

تبادل الکترونیکی مکاتبات(electronic correspondence exchange) به طور مخفف ECE امکانی در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است. کارکرد ECE به این صورت است که در صورتی دو سازمان  مختلف بخواهند با یکدیگر به صورت الکترونیکی و بدون رد و بدل شدن کاغذ در ارتباط باشند از پروتکل ECE استفاده می نمایند.

سایر امکانات و قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری شامل:

ثبت مشخصات انواع نامه ها، پیوست تصویر نامه ها و پیوست های آن، امکان ارجاع نامه ها، کارتابل الکترونیک، فرم ساز و ...

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

در مورد قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری هم باید بدانید که هزینه پرداختی آن بستگی به نوع سازمان و شرکت شما دارد. اینکه سازمان شما چه تعداد کاربر دارد و از چه امکانات درون این سیستم بخواهید استفاده کنید اهمیت بسیاری دارد. بنابراین برای دریافت مشاوره و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه می توانید به وب سایت  https://yeganehsoft.com این شرکت مراجعه کرده و فرم درخواست دمو را ارسال فرمایید یا با کارشناسان شرکت تماس بگیرید.