نحوه اجرا و مدیریت پروژه های مبتنی بر فناوری اطلاعات

امیر نیکخو- کارشناس ارشد مدیریت کسب و کار مبتنی بر فناوری دانشگاه تهران در جهان اقتصاد نوشت: در دنیای کسب و کار امروز چه بخواهیم چه نخواهیم پیوند عمیقی بین فناوری و کسب و کار رخ داده است ، و این رابطه به گونه ای پیش می رود که تقریبا انجام هر کاری بدون فناوری های روز دنیا هم کاری سخت و پیچیده است و هم بازدهی کار را به شدت کاهش می دهد. فرض کنید در سازمان و یا کسب و کار تان مسئولیت  اجرای یک پروژه  به عهده شما می باشد در ضمن این پروژه در بستر فناوری اطلاعات رخ میدهد (برای مثال راه اندازی یک سیستم اتوماسیون اداری جدید در یک سازمان با نیروی انسانی ۲۰۰ نفر را در نظر بگیرید) مراحلی که شما می بایست طی کنید به شرح زیر است :

چه تیمی بسازیم؟

یکی از مهمترین مراحل و یا حتی مهمترین مرحله کار تیم سازی می باشد بستگی به اندازه پروژه ممکن است در این مرحله  برای هر بخش یک یا چند نفر مد نظر قرار گیرند.

الف-مهندس فناوری اطلاعات : در مثال فوق ما یک متخصص IT نیاز مندیم که بتواند مدیریت تیم برنامه نویسی را بر عهده بگیرد . متخصص IT  ما باید بتواند تشخیص بدهد چه تخصص هایی  و چه تعداد نیروی انسانی و چه سخت افزارهایی برای نوشتن برنامه های کامپیوتری و اجرای پروژه مورد نیاز می باشد.

ب- معمار سازمان : هر کسب و کار و یا سازمانی یک معماری و ساختاری دارد ، اگرچه ممکن است این ساختار هرگز روی کاغذ آورده نشود و یا در کسب و کار های کوچک به آن اهمیت داده نشود ( هرچند در صورت عدم توجه به این بخش ضرر غیر قابل جبرانی به کسب و کار ما وارد خواهد شد) . معمار سازمان می بایست یک بار از اول کل ساختار کسب و کار شما را در ذهن خود خراب کرده و از نو آن را بسازد . در این مرحله ممکن است چند بخش حذف و یا ادغام شوند برای مثال ممکن است در سازمان شما دو معاونت نیروی انسانی و اداری هر دو کار یکسان و موازی انجام دهند و از این جهت مقداری از منابع سازمان به هدر رود و یا از طرف دیگر ممکن است کسب و کار شما در زنجیره تامین خود علاوه بر انبار یک سیستم حسابداری در انبار به طور جداگانه نیاز داشته باشد. تمام این اقدامات در این مرحله و توسط معمار سازمان انجام می پذیرد

ج-متخصص تحلیل فرایند : در اینجا ما به شخص یا تیمی نیاز داریم که بتواند تمام فرایند های سازمان را از بالا ترین لایه ممکن که همان لایه مدیریت است تا پایین ترین سطح که همان رساندن محصول و یا خدمات به مشتری می باشد را تحلیل کند. برای مثال در فرایند خرید تعدادی کامپیوتر برای یک بخش می بایست ۱-درخواست از طرف بخش۲-تائید رئیس۳-ارجاع به بخش مالی ۴-تامین اعتبار۵-ارجاع به قسمت بازرگانی۶-خرید محصول و تحویل به انبار ۷- تحویل از انبار به دست شخص در خواست کننده همانطور که مشاهده کردید این تنها برای یک فرایند خرید محصول بود  و تمام این مراحل برای تمام فرایند های سازمان از جمله استخدام ، پرداخت حقوق ، اخذ مرخصی ، اجرای دستورات مدیر به کارمندان و …. می بایست انجام شود و این کارها می بایست توسط تیم تحلیل فرایند صورت پذیرد.

تا این مرحله پروژه  ما تا سطح فرایند پایین آمده مرحله بعد برگذاری جلسه مشترک با سرپرست تیم ها می باشد هدف از این جلسه رساندن پروژه از سطح فرایند به سطح وظیفه (task) است.

 برای مثالی که در بالا ذکر شد ( خرید کامپیوتر) در بخش ۶ که ارجاع به بخش  بازرگانی است وظیفه به این صورت می باشد ۱-گرفتن کار توسط منشی از بخش مالی

۲-ارسال نامه به قسمت خرید داخلی

۳ -جستجوی بهترین قیمت در بازار

 ۴-تماس با فروشنده و درخواست پیش فاکتور

۵ – تایید فاکتور

 ۶-انجام خرید و حمل آن به انبار  شرکت

 ۷ – گرفتن رسید از انبار داری

مرحله آخر : ایجاد فرم در محیط های نرم افزاری برای هر وظیفه ( task) می باشد که معمولا شامل تاریخ /شماره نامه / از، به/ و شرح انجام وظیفه می باشد.

در  مثال بالا مدیریت یک پروژه مبتنی بر فناوری اطلاعات را مشاهده کردید که از دید کلی که همان معماری سازمان بود شروع و تا کوچکترین سطح ادامه پیدا کرد. شما می توانید برای پروژه خود برخی تیم های دیگر را نیز به تعداد تیم ها اضافه کنید ولی معمولا شروع کار با همین تیم ها انجام میشود و در مرحله اجرا در صورت نیاز تیم های دیگری به پروژه اضافه می شود.

متاسفانه در کشور ما مدیریت را تنها مدیریت نیروی انسانی می دانند بدین معنی که تنها بعدی که از یک مدیر انتظار دارند برقراری نظم بین زیر دستان و اجرای دستورات سطوح بالاتر می باشد . شاید این دیدگاه  در سازمان های کند و قدیمی همچنان وجود داشته باشد و یکی از دلایل شکست پروژه های سازمانی مدرن و یا کسب و کار های جدید ، نگاهی است که به مدیران سنتی داشته ایم و از آنها تنها برقراری نظم و تخصیص منابع را انتظار داشته ایم . در دنیای کسب و کار امروزه عامل اصلی شکست یا موفقیت پروژه مدیریت صحیح می باشد پس به خاطر داشته باشید در صورت نداشتن نیروی انسانی متخصص کافی برای انجام پروژه های سازمان و یا کسب و کار  خود می توانید یک یا همه کار ها را برون سپاری کرده و تنها ناظر به انجام کار باشید .