دستورالعمل نحوه استفاده دفا‌تر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد ابلاغ شد

ایلنا: دستورالعمل نحوه استفاده دفا‌تر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد از سوی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ابلاغ شد.

به گزارش ایلنا به نقل از روابط عمومی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، متن این دستورالعمل به شرح زیر است:

در اجرای بند «و» ماده ۴۶، بند «ب» ماده ۴۸ و بند «م» ماده ۲۱۱ قانون برنامه ۵ ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند «ج» ماده ۱۲ قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و همچنین ماده ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری، نحوه استفاده دفا‌تر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد به شرح زیر اعلام می‌­شود:

ماده ۱ - سردفتران اسناد رسمی مکلفند از تاریخ ۲۶ شهریور ۹۲ تنظیم و صدور کلیه اسناد رسمی و امور تبعی آن را مطابق این دستورالعمل از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانی www. ssar. ir انجام دهند.

تبصره: منظور از امور تبعی تنظیم اسناد، اقداماتی نظیر فک رهن، فسخ سند، صدور اجرائیه، عزل وکیل و استعفای وکیل است.

ماده ۲ - سردفتر اسناد رسمی برای تنظیم و صدور سند رسمی، با ورود به سامانه ثبت الکترونیک اسناد نسبت به فراخوانی «فرم تنظیم سند» مورد نظر اقدام و اطلاعات لازم برای تنظیم سند و نیز اطلاعات پرداخت هزینه­­های مربوط را در سامانه وارد و پرینت سند تنظیمی را از سامانه دریافت می‌کنند.

همچنین پس از بررسی و انجام اصلاحات لازم و قطعیت مفاد سند، مراتب را عیناً در دفتر جاری دفترخانه درج و نسبت به اخذ شناسه یکتا و نسخه نهایی سند به تعداد مورد نیاز از سامانه اقدام خواهد کرد، سپس نسبت به درج شناسه یکتا در ستون ملاحظات دفتر و اخذ امضای اصحاب سند در دفتر و سند تنظیمی مطابق مقررات اقدام و پس از امضا و ممهور نمودن آن به مهر دفترخانه، نسخ اشخاص ذی‌نفع را تحویل و نسخه­ای از سند تنظیمی را به انضمام نسخ مقدماتی، در بایگانی نگهداری می‌­کند.

تبصره: پس از اخذ شناسه یکتای سند، امکان ویرایش مندرجات سند در سامانه وجود نخواهد داشت و درج هرگونه اصلاحات و توضیحات فرا‌تر از مطالب مندرج در سامانه در نسخ نهایی سند و دفتر، ممنوع می‌­باشد.

ماده ۳ - پرداخت هزینه­های مربوط به تنظیم سند و یا امور تبعی تنظیم اسناد، کماکان و الزاماً از طریق سامانه پرداخت الکترونیک وجوه(POS) انجام خواهد شد.

سردفتر مکلف است اطلاعات پرداخت هزینه­(شماره مرجع کارت خوان) را با دقت و به صورت صحیح در سامانه ثبت کند.

تبصره: پس از انجام تمهیدات فنی لازم از سوی بانک ملی ایران، پرداخت هزینه­‌ها به صورت مستقیم از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام خواهد شد.

ماده ۴ - پس از امضای سند و دفتر از طرف اصحاب سند و سردفتر و دفتریار، سردفتر مکلف است با استفاده از امضای الکترونیک خود و کلید «تائید نهایی و امضای الکترونیک سند»، نهایی شدن ثبت سند را در سامانه درج کند.

تبصره ۱: در صورتی که برخی از اصحاب سند نسبت به امضای دفتر و سند اقدام و برخی به هر علتی از امضا خودداری کنند، چنانچه سند نسبت به بعضی بی‌اثر و نسبت به بعضی دیگر ایجاد تعهد کند، سردفتر مکلف است با استفاده از کلید «تائید نهایی و امضای الکترونیک سند» ضمن اعلام نهایی شدن ثبت سند، توضیحات لازم را در سامانه درج کند.

تبصره ۲: در صورتی که دفتر و سند به امضای هیچ یک از اصحاب سند نرسد یا علی رغم امضای برخی، سند فاقد آثار حقوقی و تعهد باشد، سردفتر مکلف است با استفاده از کلید «بی‌اثر کردن سند» مراتب را در سامانه درج کند.

ماده ۵ - هر یک از اسناد صادر شده از طریق این سامانه، علاوه بر شناسه یکتا(اختصاصی) دارای یک رمز تصدیق است که در صدر برگه سند نهایی چاپ می‌­شود.

دفا‌تر اسناد رسمی و اشخاص ذینفع می‌­توانند برای کنترل اصالت اسناد، شناسه یکتا و رمز تصدیق سند را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانیwww. ssar. irو یا پورتال سازمان به نشانیwww. ssaa. ir، وارد و اطلاعات مرتبط با سند(شامل شماره و محل دفترخانه صادرکننده سند، اصحاب سند، نوع سند، شماره ثبت و تاریخ سند صادر شده) را رویت کنند.

تبصره: چنانچه سردفتر، نهایی شدن ثبت سند را در سامانه درج نکند، امکان بررسی اصالت سند مذکور از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد و یا پورتال سازمان، وجود نخواهد داشت.

ماده ۶ - دفا‌تر اسناد رسمی از تاریخ ۲۶ شهریور ماه مجاز به تنظیم سند رسمی بر روی اوراق پیشین دریافت شده از سامانه نیستند.

چنانچه قبلاً اوراقی از سامانه جهت تنظیم اسناد دریافت و اقدامات مقدماتی تنظیم سند انجام شده لیکن سند تنظیمی به امضای اصحاب سند نرسیده باشد، باید اوراق مذکور را از طریق سامانه باطل کند.

در صورتی که این اقدامات، در دفتر جاری دفترخانه، درج شده، نسبت به ابطال اقدامات در دفتر اقدام و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و تحویل دهند.

تبصره ۱: دفا‌تر اسناد رسمی اوراق لازم جهت صدور خلاصه معامله املاک در جریان ثبت و اوراق لازم جهت تهیه رونوشت اسنادی که پیش از بهره­برداری از سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و صادر شده‌اند را کماکان از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد دریافت خواهد کرد.

تبصره ۲: برای تهیه رونوشت از اسنادی که در سامانه ثبت الکترونیک اسناد تنظیم می‌­شود، از طریق «فرم سایر خدمات ثبت» که در سامانه پیش بینی شده، اقدام خواهد شد.

به منظور حسن اجرای این دستورالعمل، «کارگروه راهبری و نظارت بر ثبت الکترونیک اسناد» متشکل از معاون امور اسناد(رئیس کارگروه)، مدیرکل دفتر توسعه فناوری و اطلاعات(دبیر کارگروه)، مدیرکل امور اسناد و سردفتران، مدیرکل دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات، مدیرکل دفتر حقوقی و رئیس هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران تشکیل و چگونگی پیشرفت امور را مستمراً پیگیری خواهند کرد.

مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان­‌ها در جهت اجرای صحیح دستورالعمل نظارت و پیگیری لازم راخواهند داشت.

احمد تویسرکانی

معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور