در سال‌های اخیر، این موضوع غیرقابل انکار شده است که در سطح جهانی، تا حدی از مهارت‌های "پیشرفته" و فناورانه‌ای که برای بسیاری از مشاغل و سازمان ها و شرکت‌های بزرگ ضروری است، بی‌بهره هستیم.

البته، به دست آوردن کارمندانی با صلاحیت بالا نیاز به سرمایه‌گذاری دارد. یکی از بهترین راه‌هایی که کسب‌وکارها می‌توانند به این هدف برسند، شناسایی، پرورش و ارتقای کسانی است که دانش پایه را دارند.

دانش، دارایی فوق‌العاده ارزشمندی است، به طوری که 74 درصد از سازمان‌ها تخمین می‌زنند که روش‌های مؤثر مدیریت دانش، بهره‌وری شرکت را بین 10 تا 40 درصد افزایش می‌دهد. با توجه به این موضوع، جای تعجب نیست که بدانیم روش‌های ضعیف اشتراک‌گذاری دانش برای 500 کمپانی، سالانه، حدود 31.5 میلیارد دلار هزینه دارد.

مدیریت دانش چیست و درباره‌ی چه چیزی است؟

مدیریت دانش مجموعه‌ای از ابزارها، رویه‌ها، روش‌ها، اقدامات و رفتارهای مطلوب است که به یک سازمان برای افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. این یک حوزه‌ی علمی است که رویکردی یکپارچه را برای شناسایی، ثبت، ارزیابی، بازیابی و به اشتراک گذاری کل دارایی‌های اطلاعاتی یک سازمان ترویج می‌کند.

این دارایی‌ها می‌توانند شامل پایگاه‌های داده، رویه‌ها، اسناد، خط‌مشی‌ها و همچنین تخصص و تجربه‌ی قبلاً ثبت‌نشده‌ی کارکنان، باشند.

بهتر است برای یک سازمان رویکرد " مدیریت کسب و کار مبتنی بر دانش" را جایگزین عنوان" مدیریت دانش" بکنیم تا از تفکر فانتری و ایده آل آن فاصله بگیریم و به اصل آن برسیم جایی که مدیریت دانش با تسهیل استفاده از روش‌های اشتراک دانش، یادگیری و نوآوری را در سراسر سازمان ارتقا می‌دهد.

مدیریت دانش اغلب بر چگونگی ثبت دانش تمرکز دارد. این در مورد این است که چگونه می‌توانید یک نکته یا بینش را بگیرید، سپس آن را به گونه‌ای ارائه دهید که افراد را مجذوب کند و آن‌ها را به یادگیری بیشتر علاقه‌مند کند.

چگونه آن را به گونه ای طرح کنید که تمام احساسات یا زمینه را از بین نبرد؟ بهترین راه، فرهنگ استفاده از چندرسانه‌ای را به صورت داخلی افزایش دهید و استفاده بیشتری از اتصالات به برخی از رسانه‌های اجتماعی را بهبود ببخشید تا تنها با یک کلیک از یک مکالمه، فاصله داشته باشید.

مدیریت دانش ارتباط زیادی با نحوه‌ی رفتار و کار ما دارد: فرهنگی که ایجاد، پشتیبانی و پرورش می‌دهیم و یا حتی به‌عنوان رهبران سازمان با آن روبرو می‌شویم.

در برخی موارد، ممکن است نیاز داشته باشید تا با فرهنگ «اینجا اختراع نشده است» مقابله کنید یا آن را به چالش بکشید، و از به اشتراک گذاشتن تجربیات شکست‌ها و موفقیت‌های افراد حمایت کنید و این اشتراک گذاری را برای آن شخص امن سازید.

مدیریت دانش در بردارنده فرآیندها، رفتارها، یادگیری، فناوری‌ها و شبکه‌هاست، چیزی که آن را به یک موضوع جالب و در حال تحولِ مستمر تبدیل می‌کند.

مزایای مدیریت دانش مناسب برای کسب و کار شما

هر سازمانی می‌تواند از به اشتراک گذاری، نوآوری، استفاده مجدد، همکاری و یادگیری اطلاعات توسط کارکنان خود به شدت بهره‌مند شود و به مرور نیز آن را تقویت کنید تا از مزایای زیر بهره مند شود:

• بهبود فرآیند تصمیم‌گیری: با دسترسی به دانش کل سازمان، کارمندان می‌توانند کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری را ارتقا دهند. ابزارهای همکاری سازمانی، دسترسی به نظرات و تجربیات افراد مختلف با دیدگاه‌ها و قضاوت‌های متنوع در دسترس است و می‌تواند دیدگاه‌های جدید و تازه‌ای را به انتخاب‌های انجام شده القا کند.
• افزایش رضایت مشتری: به اشتراک گذاری دانش و همکاری متقابل به افزایش ارزش ارائه شده به مشتری کمک می‌کند. سازمان می‌تواند پاسخ‌های سریع‌تری ارائه دهد یا زمان بهبود محصول یا خدمات را کوتاه کند.
• ترویج نوآوری و تغییر فرهنگی: مدیریت دانش امکان و تشویق به اشتراک گذاری ایده‌ها، همکاری و دسترسی به آخرین اطلاعات را فراهم می‌کند. همچنین به افراد اجازه می‌دهد تا نوآوری و تغییرات فرهنگی لازم برای پیشرفت سازمان و پاسخگویی به نیازهای متغیر کسب و کار را تحریک کنند.
• سرعت بخشیدن به دسترسی به دانش و اطلاعات: مدیریت دانش، فرآیند یافتن اطلاعات مورد نیاز یا افرادی که آن را در اختیار دارند را ساده نموده و باعث افزایش اثربخشی و بهره‌وری می‌شود و امکان می‌دهد بهتر کار کنید و تمایل به «اختراع دوباره چرخ» را کاهش می‌دهد.
•  اجتناب از تلاش مضاعف

علیرغم اینکه همه از انجام مکرر یک کار ناشاد هستند با این حال، به دلایل مختلف، دائما این کار را انجام می‌دهند. اجتناب از تکرار تلاش، زمان و هزینه زیادی را برای شما صرفه‌جویی کند و باعث افزایش انگیزه کارکنان و همچنین ساده‌سازی کار می‌شود. بنابراین، با صرف نکردن وقت برای "اختراع دوباره چرخ"، زمان بیشتری برای ابداع چیز جدیدی در اختیار است.

• تسریع در ارائه خدمات به مشتری

یکی از عوامل کلیدی تمایز میان رقبا، سرعت اجرا است. با فرض برابر بودن سایر فاکتورها، شرکت‌هایی که سرعت عمل در ارائه خدمات دارند، برنده خواهند شد. با به اشتراک گذاشتن دانش و نوآوری در داخل سازمان، می‌توانید زمان ارائه پیشنهاد، محصول یا خدمات به مشتری را به طور قابل توجهی کاهش دهید. که این امر به معنای افزایش نرخ موفقیت، کسب و کارهای جانبی و مشتریان جدید است.

• تحریک رشد و نوآوری

با بالغ شدن صنایع و افزایش رقابت، افزایش درآمد برای کسب و کارها دشوارتر می‌شود. ایجاد دانش جدید از طریق اشتراک‌گذاری مؤثر دانش، همکاری و ارائه اطلاعات می‌تواند به تحریک نوآوری کمک کند. اگر به این مهم و بسیاری از مزایای دیگر ناشی از مدیریت دانش دست یابید، باید شاهد رشد باشید.

• ایجاد پایگاه دانش خودخدمت برای تیم‌ها، مشتریان و سازمان‌ها

پایگاه دانش خودخدمت، مجموعه‌ای از اطلاعات و راهنماها است که به کارمندان، مشتریان یا اعضای سازمان اجازه می‌دهد تا به طور مستقل به دنبال راه‌حل برای مشکلات خود باشند.

ابزارها و فناوری‌های کاربردی مدیریت دانش

ابزارها، فناوری‌ها و نمونه‌های کاربردی مدیریت دانش، همان بلوک‌های سازنده‌ای هستند که از فرآیندها و رویه‌های قابل تکرار پشتیبانی می‌کنند. استفاده‌ی منظم از آن‌ها باعث ساده‌سازی کار، بهبود کیفیت و اطمینان از هماهنگی در کل سازمان می‌شود.

با این گفته، ابزارهای مدیریت دانش یکی از بهترین راه‌ها برای دستیابی به اهداف سازمانی شما هستند، بنابراین در اینجا نمونه‌هایی از برخی ابزارها و تکنیک‌هایی که باید آن‌ها را پیاده‌سازی کنید آورده شده است:

• سیستم مدیریت دانش: یک سامانه آنلاین، فهرستی قابل جستجو از محتوای مربوط به محصولات شما و نحوه‌ی استفاده از آن‌ها است. این ابزار مدیریت دانش می‌تواند شامل انواع دانشی که در سازمان شما وجود دارد را ثبت، ذخیره، ارزیابی، به اشتراک گذاری نماید و با دارا بودن انجمن های خبرگی و گفتگوی افراد سازمان در این پلتفرم، می توانید بستری زنده برای ارائه و بکارگیری دانش همواره درسازمان داشته باشید.
• مدیریت شایستگی و ارزیابی عملکرد : مدیریت شایستگی یکی از پایه‌های مدل جدید منابع انسانی استراتژیک است. این مدیریت شامل تجزیه و تحلیل عمیق اهداف سازمان برای تعریف شفاف دانش، مهارت‌ها و نگرش‌های آن است. به عبارت دیگر، کارمندان شرکت برای دستیابی به آن اهداف به چه شایستگی‌هایی نیاز دارند تا حفظ یا ارتقا یابند.

سامانه جامع مدیریت دانش کارما، تنها سامانه ای است که دارای سامانه جامع نظام پیشنهادها می باشد که از نرم افزارهای پایه بهره وری سازمانی به شمار می رود. برای اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت دانش کارما به سایت شرکت مراجعه بفرمایید.