مدیریت دانش چیست و چرا برای موفقیت کسب و کار شما ضروری است؟
امروزه ضرورت مدیریت دانش بر هیچ کس پوشیده نخواهد بود. اگر سازمان ها و شرکت ها میخواهند در دنیای دانش محور از عرصه رقابت خارج نشوند باید همین امروز مدیریت دانش را اجرا کنند.
بارها این جملات را شنیده‌اید که دانش قدرت است! دانش متغیر رشد هر سازمان است. حتما شنیده‌اید که سنگ بنای حیات هر شرکت، دانش و اطلاعاتی است که در آن جریان دارد. اگر این دانش در ذهن کارکنان شما گیرکرده باشد چه؟ یا اگر به مرور دانش حیاتی دربین روزمرگی‌ها از بین برود چه؟ در نظر بگیرید که سازمان چند بار دانش، دارایی ها و تخصص ارزشمند خود را هنگام ترک یا بازنشستگی ازدست‌داده است؟ مدیریت دانش راه حلی است برای حفظ دانشی که کارکنان دارند و میتوان آن را پیش از ، ازدست دادن به دیگران منتقل کرد و مورد استفاده قرار داد.
طبق آمار اعلام شده از CNBC و PwC Survey در سال 2021 به طور میانگین 25 درصد کارمندان، کارخود را ترک کرده‌اند. این آمار یک زنگ خطر است. همچنین، بیشتر کارمندان در محیط‌های کاری از راه دور یا ترکیبی کار می‌کنند . این نوع فرایند کاری کارمندان را به اطلاعات مشترک که مربوط به نقش آنها است وابسته می‌کند. کارمندان به اطلاعات متمرکز شرکت و گاها به اطلاعات فعالیت همکاران خود نیاز دارند تا وظایف خود را انجام دهند. به همین دلیل، جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات در سرتاسر سازمان برای موفقیت کسب‌وکار بسیار مهم است.
مدیریت دانش چیست؟
دانش بشری هر ۳۳ سال به طور میانگین دو برابر می‌شود. در حالی که ظرفیت فکری انسان‌ها هر 1.5 تا 3 میلیون‌سال به این میزان افزایش پیدا می‌کند. سازمان‌ها و شرکت‌ها ازاین انباشتگی دانش مستثنا نبوده‌اند، به‌طوری که افزایش حجم اطلاعات و لزوم استفاده از آنها در تصمیم های سازمانی باعث ظهور مدیریت دانش شده است. این موضوع، ضرورت برنامه‌ریزی، سازماندهی، مدیریت و بررسی‌دانش سازمانی، همچنین مدیریت فرآیند دسترسی به دانش درست به گونه‌ای که کارآیی و اثربخشی داشته باشد را نشان می‌دهد.
به بیان ساده میتوان گفت مدیریت دانش: فرآیندی است برای تعریف، جمع‌آوری، سازماندهی، ارزیابی، به اشتراک‌گذاری و حفظ کلیه دارایی‌های اطلاعاتی سازمان. دارایی‌ها شامل اسناد، خط مشی‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی، تخصص و تجربه کارکنان است. هدف اولیه مدیریت دانش در کسب و کار، تسهیل ارتباط تیمی است که به دنبال محتوای سازمانی یا اطلاعات سازمانی با افرادی است که دارای تخصص و دانش مناسب هستند.
چه چیزهایی در مدیریت دانش جمع‌آوری میشوند؟
در یک‌کلام، هر اطلاعاتی که برای سازمان مهم است دارایی اطلاعاتی محسوب می‌شود و توسط مدیریت دانش جمع‌آوری می‌شود. این اطلاعات را میتوان از محل‌های گوناگونی چون موارد زیر به‌دست آورد.
۱. اطلاعات ازسوی بازار هدف
۲. اطلاعات ازسوی پرسنل
۳. اطلاعات حاصل از بازخورد فروش محصولات و خدمات از سوی مشتریان
۴. اطلاعات از سوی متخصصان و مدیران
۵. اطلاعات و دارایی‌های دانش محور
۶. اطلاعات در جریان فرایندهای سازمان
۷. خط مشی و سرمایه‌های فکری
چرا یک سیستم مدیریت دانش مهم است؟
براساس تحقیقات و بازارها ، بازار‌جهانی مدیریت دانش تا سال 2026 به 1.1 تریلیون‌دلار خواهد رسید. واضح است که مدیریت دانش سازمانی در چشم‌انداز کسب و کار دیجیتال امروزی حیاتی است. مدیریت دانش محیطی را ایجاد می‌کند که درآن کارکنان می‌توانند تخصص خود را برای منافع مشترک ایجاد کنند، یاد بگیرند، به اشتراک بگذارند و از آنها استفاده کنند.
با حصول اطمینان از دسترسی همه کارکنان به اطلاعات و تخصص مورد نیاز، نیروی کار باهوش‌تری ساخته می‌شود که میتواند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرد و برای کل سازمان سودمند باشد. در مقابل، شکست در ذخیره دانش منجر به از دست‌دادن بهره‌وری، اشتباهات مکرر، اتلاف وقت و نارضایتی کارکنان می‌شود.
نتایج حاصل از مدیریت دانش در سازمان‌ها
هر سازمانی می تواند با ایجاد، به اشتراک‌گذاری، استفاده مجدد، همکاری و یادگیری‌اطلاعات از مزایای مدیریت دانش بهره‌مند شود. پیاده‌سازی تکنیک های مدیریت دانش مرتبط در کسب و کار شما میتواند به مزایای مختلفی شامل موارد زیر منجر شود:
- فرآیند تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد
- باعث افزایش رضایت مشتری می‌شود
- کمک به ترویج نوآوری و تغییرات فرهنگی می‌کند
- افزایش سرعت دسترسی به دانش و اطلاعات را به همراه دارد
- باعث ازبین رفتن تلاش‌های بیهوده و بی‌نتیجه می‌شود
- عملکرد کارکنان را افزایش می‌دهد
- افزایش نوآوری، بهره‌وری و پردازش کارکنان
- حفظ و نگه داری دانش کارکنان کلیدی و انتقال به سایر کارکنان
- کاهش هزینه و زمان برای آموزش کارکنان جدید و توانمند کردن آنها
- ایجاد مزیت رقابتی
- افزایش فرهنگ سازمانی و افزایش مشارکت و تعامل کارکنان
- کاهش خطای انسانی با دسترسی به تجارب پیشین
- کمک به یادگیری سریع کارکنان جدید و جلوگیری از هدر رفت وقت و هزینه
- به حداقل رساندن از دست رفتن اطلاعات
عدم پیاده سازی صحیح مدیریت دانش چقدر هزینه به بار خواهد آورد؟
باید در نظر داشته باشیم که پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان باید با دقت اجرا شود و از متخصصان این حوزه کمک گرفته شود. اگر مدیریت دانش به درستی اجرا نشود می تواند شرکت و سازمان را متحمل ضررهای هنگفتی بکند. بر اساس گزارش منتشر شده از شرکت‌بین‌الملی داده‌ها ( International Data)، 500 شرکت فورچون حداقل 31.5 میلیارد دلار در سال به خاطر ناتوانی در به اشتراک‌گذاری دانش ضرر می‌کنند. در کتاب Critical Knowledge Transfer نتیجه یک نظرسنجی نشان داده است که 53٪ از پاسخ‌دهندگان بیان کردند که هزینه‌های مربوط به از دست‌دادن کارمندان کلیدی میتواند به 300000 دلار برسد. از دست دادن کارمندان کلیدی برابر است از دست دادن اطلاعات حیاتی سازمان. در برآورد دیگری از همان منبع، 11 درصد معتقد بودند که هزینه‌های مربوط به ازدست رفتن دانشی که در اثر استعفا و بازنشستگی کارمندان اتفاق می‌افتد نزدیک به 1,000,000 دلار است. به طور میانگین 22 درصد از وقت کارمندان به دنبال یافتن اطلاعات مورد نیاز خود ازدست می‌رود. این رقم میتواند در یک مدیریت دانش ناکارآمد به 40 درصد افزایش یابد. این 40 درصد از تایم، یعنی از دست‌دادن هزینه و زمان مفید یک کارمند.
برای جلوگیری از این هزینه‌ها باید از شرکت‌هایی که در این حوزه تخصص دارند برای پیاده‌سازی مدیریت دانش کمک گرفت.میتوان از مشاوره مدیریت دانش آغاز کرد و با گذراندن دوره‌های آموزشی مرتبط اطلاعات‌کافی را کسب‌کرد.
چگونه مدیریت دانش را موثرتر کنیم و با موفقیت آن را در سازمان پیاده کنیم؟
در اینجا چند نکته برای داشتن یک مدیریت دانش موثر را بررسی می‌کنیم.
- باید به یاد داشت که مدیریت دانش یک پروژه نیست، بلکه یک پروسه است
- وضع موجود را کامل درک و شناسایی کنیم
- در گام اول فرهنگ‌سازی مدیریت دانش را درسازمان را ایجاد کنیم
- با استراتژی شروع کنیم
- مدیریت دانش را از کارکنان شروع کنیم
- محل ذخیره دانش جدید و دانش موجود رامشخص کنید
- از یک نرم‌افزار مدیریت دانش استفاده کنیم
- فرایند مدیریت دانش سازمان خود رامشخص کنید
- هدف از مدیریت دانش رامشخص‌کنید
نرم‌افزار مدیریت دانش چگونه مدیریت دانش را موثرتر می‌کند؟
یک نرم‌افزار مدیریت دانش این امکان را برای شما فراهم خواهد آورد که بتوانید دریک بستر ایمن داده‌ها و دانش خود را ثبت کنید و از همان محیط هم اطلاعاتی‌که نیاز دارید را دریافت کنید. این‌گونه کارکنان نیازی به خروج از برنامه که در آن هستید ندارند و به راحتی دانش مورد نیاز خود را جستجو می‌کنند.
از طرفی نرم افزار مدیریت دانش سرعت شما را در ثبت دانش بالا برده و اطلاعات را به صورت طبقه‌بندی در اختیار جستجوگران دانش قرار می‌دهد. نرم افزار مدیریت دانش به توانمندی و افزایش رضایت شغلی‌کارکنان نیز تاثیر مستقیم می‌گذارد.
گروه نرم افزاری داتیس، نرم افزار مدیریت دانش پندار را با به بروزترین راهکارهای نرم افزاری،طراحی و پیاده سازی کرده است و این انعطاف را در خود دارد که متناسب با فرایند مدیریت دانش سازمان اجرا شود. همینطور با ارتباط با سایر سامانه‌های‌اداری، دانش موجود در دیگر برنامه‌ها را استخراج کند.
پایان صحبت‌ها
با توجه به مسایل بیان شده، ضرورت مدیریت دانش بر کسی پوشیده نخواهد بود.اگر سازمان و شرکت میخواهند در دنیای دانش محور از عرصه رقابت خارج نشوند باید همین امروز مدیریت دانش را اجرا کنند.
دانش دارایی نامرئ است که از دست دادن آن یعنی مرگ تدریجی کسب و کار.
