بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی ریلی

تقریبا عموم شرکت ها، دفاتر، سازمان ها و ارگان ها روزانه با حجم زیادی از اسناد، مدارک و پرونده مواجه  می شوند. از آنجایی که حفظ و نگهداری اکثر  اسناد و مدارک دارای اهمیت بالایی می باشد؛ محیط هایی از دفاتر و شرکت ها به ذخیره سازی آن ها اختصاص داده می شود که مخزن ها یا کمدهایی را برای نگهداری آن ها درنظر می گیرند.

خب، این کمدها و مخزن هایی که به منظور نگهداری و حفظ اسناد با اهمیت می باشد ممکن است حجم بالایی از محیط اداری شما را اشغال نماید و شما را با چالش کمبود فضا دچار کند.

اوژن سیستم جهان، برای رفع چنین مشکلی راهکار استفاده از قفسه ریلی یا کمد بایگانی ریلی را ارائه می دهد. اینکه قفسه بایگانی ریلی چه مزایایی برای محیط اداری شما ایجاد می کند را در ادامه بیان خواهیم کرد، با ما همراه باشید.

سیستم بایگانی ریلی

سیستم های ذخیره سازی و بایگانی ریلی یک راه حل علمی برای ذخیره حجم زیادی از موارد بایگانی در فضای محدود است. سیستم های بایگانی ریلی نیز به عنوان قفسه های غلتکی، قفسه بندی ریلی، قفسه های متحرک ریلی و قفسه های موبایل کتابخانه شناخته می شوند.

اوژن سیستم جهان یکی از شرکت های تولید کننده سیستم های بایگانی ریلی، اولین شرکتی بود که چنین سیستم هایی را به بازار سیستم های بایگانی ایران وارد نمود و توسعه بخشیده است.

ایده ی سیستم بایگانی ریلی ایده ی ساده ایی است، به این ترتیب که یک سری کمد یا واحدهای قفسه بندی را روی پایه چرخدار قرار می دهند که روی ریل های نصب شده در کف قرار دارد. اولین سیستم دارای یک عمل کشش اولیه بود که یک دسته ثابت در انتهای کمدها به صورت قفسه بندی کشویی در امتداد ریل ها در کف استفاده می کردند. بعد از آن، کمدهای سیار به سیستم چرخ دنده مجهز شدند که به وسیله آن می توانستند دسته های انتهای هر واحد قفسه بندی را چرخانده و قفسه را از چپ به راست سوق داد.

 مزایای قفسه بایگانی ریلی

حجـم بـالای داده ها و اطلاعات، مکاتبات و عدم دسترسی به آن ها در زمان در نظر گرفته شده به سوابق، مدیران را ناچار  به استفاده از سیستم مکانیزه ی اداری یا سیستم بایگانی ریلی در ابعاد مختلف نموده است. با رشد روز افزون بکارگیری رایانه در انجام فعالیت های سازمانی و تسریع در امور، موجب شده است تا مـدیریت بهینـه ی اسـناد، یکـی از دغدغـه هـای اصـلی در سـاماندهی اسـناد دولتـی و غیـر دولتـی گـردد. درایـن راسـتا سازمان ها ناچارند خود را به گونه ای به سیستم های بایگانی اسناد مجهز کنند تا بتوانند با ایجاد بانک هـای اطلاعـاتی، انـواع اطلاعات مورد نیاز را به طور اصولی جمع آوری، پردازش و تحلیل کرده و آن ها را به سرعت در اختیار افراد ذیـربط قرار دهند. به همین خاطر سازمان ها به منظور ذخیره سازی فیزیکی اسناد و مدارک با اهمیت بـه سـمت ایجـاد سیستم های بایگانی ریلی و پیـاده سـازی روش های نگهـداری و دسترسی مکانیزه ی اسناد سوق یافته اند.

از مزایای استفاده سیستم های مکانیزه ی بایگانی فیزیکی

1. حذف راهروهای اضافی به منظور افزایش تعداد کمدها و بهینه سازی فضا
2. افزایش امنیت نگهداری اسناد و مدارک با تعبیه قفل مرکزی بر روی کمدها
3. صرفه جویی تا 80% در محیط بایگانی
4. قابلیت تنظیم طبقه های موجود در کمدها
5. امکان گردش هوا در بین طبقات کمدها به منظور افزایش عمر اسناد
6. حرکت کمدها به دو صورت مکانیکی و الکترونیکی
7. روشنایی هوشمند بین راهروی به وجود آمده بین قفسه های بایگانی
8. کاربری آسان و راحت
9. افزایش بهره وری نیروی انسانی
10. قابلیت اتصال به کامپیوتر و کنترل از راه دور

چالش ها و مشکلاتی که در فضای اداری با آن ها روبرو هستیم:

•       کمبود فضای کافی برای بایگانی اسناد
•      کمبود کادر مجرب برای مدیریت بایگانی
•      مستندات بی نظم و سوابق ناکافی از مواد مستند و دوره های ذخیره سازی
•      جستجوهای طولانی و غالباً ناموفق در اسناد فیزیکی 

برای اینکه بتوانیم چنین چالش هایی را در محیط اداری به حداقل برسانیم، نیاز است که با انواع سیستم های بایگانی آشنایی اجمالی داشته باشیم تا متناسب با فضا و حجم بایگانی که در اختیار داریم، بهترین نوع سیستم بایگانی را برای شرکت خود انتخاب نمایید.

از این رو در ادامه به معرفی انواع سیستم های بایگانی خواهیم پرداخت.

انواع سیستم های بایگانی

بایگانی ریلی

همان گونه از نام این محصول برداشت می شود، سیستم بایگانی ریلی با طراحی منعطف و متحرک، می تواند به جابجایی کمدها روی ریل ها منجر شود. کمدها می توانند در صورت عدم نیاز به صورت یکجا جمع شوند و به منظور هر بار استفاده با فرمان های تعبیه شده روی کمدها به حرکت در بیایند تا فضای راهرو را برای کار با قفسه ها و امکان برداشت و گذاشت پرونده، زونکن و اسناد فراهم آورند.

استفاده از کمد بایگانی ریلی می تواند تا 80% در کل فضای اداری شما صرفه جویی کند تا بتوانید از فضای آزادی که در اختیار دارید به منظور هر هدف خاصی که در ذهن دارید استفاده نمایید.

از مزایای بایگانی ریلی می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

 1. افزایش راندمان فضا

2. افزایش رشد موثر

3. قابلیت تنظیم ذخیره سازی و نگهداری

4. بهره وری بهبود یافته

5. افزایش امنیت ذخیره سازی

6. محیط ایمن تر

7. طرح های رنگی

8. مقرون به صرفه

بایگانی ریلی هوشمند

در سیستم بایگانی هوشمند، کمدها همانند بایگانی ریلی مکانیکی روی ریل ها به آسانی جابجا می شوند و برای دسترسی به مدارک و اسنادی که مورد نیاز است، راهرو یا فضایی باز می شود. به منظور ایجاد راهرو کمد بایگانی ریلی، در سیستم هوشمند، کافیست به وسیله ی سیستم دستگاهی که روی کمد تعبیه شده یا ریموت کنترل، با یک دکمه این فرآیند انجام پذیرد. تمامی مواردی که در بایگانی ریلی مکانیکی وجود دارد، از ویژگی های این سیستم هم خواهد بود.

به مراتب سیستم مکانیزه، امنیت، دقت، هزینه و کاربری بالاتری را در برخواهد داشت.

کمد بایگانی کشویی، کمد نقشه ریلی، سیستم های بایگانی مکانیزه از دیگر آیتم هایی هستند که با توجه به حجم بایگانی، درجه اهمیت و فضای در اختیار می توان از آن ها بهره برد.

کمد بایگانی ریلی کشویی، در ادارات و سازمان هایی که فضای کمی دارند بسیار کاربردی خواهد بود. سیستم های بایگانی مکانیزه به منظور نگهداری اسناد با درجه بسیار با اهمیت همچون، پرونده های دانشجویی، آموزشگاه ها مورد استفاده ی فراوان قرار می گیرد.

مزایای ظرفیت و صرفه جویی در هزینه

یک مجموعه معمولی از واحدهای قفسه اداری ریلی نزدیک به 50٪ کاهش فضای کف یا افزایش 50٪ تا 100٪ فضای ذخیره سازی را در مقایسه با کمدهای معمولی تشکیل پرونده ارائه می دهد. توانایی تفکیک واحدهای مجزا - اصطلاح "اصل یک راهرو" - به معنای ایجاد فضای بین واحدها در صورت دسترسی راحت برای کاربران است. مزایای اضافی در صرفه جویی در انرژی شامل کاهش هزینه های روشنایی است. هنگامی که نورپردازی LED یکپارچه به سیستم های ذخیره سازی ریلی اضافه شد، چراغ ها فقط در هنگام استفاده از راهرو روشن می شوند و موجب صرفه جویی در مصرف انرژی حداکثر 97٪ نسبت به لامپ های فلورسنت نصب شده در سقف معمولی  ایجاد می شوند.

سخن آخر

اوژن سیستم جهان با سابقه ی نیم قرن در تولید انواع سیستم های بایگانی ریلی توانسته است با اجرای بیش از سه هزار پروژه ی بایگانی در سراسر کشور همچنان با توانی مضاعف و رشدی درخشان پیشتاز این صنعت باشد.

کارشناسان متخصص در اوژن هم اکنون پاسخگوی تمام سوالات و مشکلات در زمینه قفسه بندی اداری، بایگانی اداری، بایگانی مدارک شرکتی و ... می باشد.

منبع: اوژن سیستم جهان(www.ozhanco.com)