شبکه‌های اجتماعی؛ افقی جدید در تعالی سازمانی
نیاز به شفاف سازی برای آدمی همواره احساس شده به طوری که در جوامع امروزی شفافیت یکی از پایه‌های اصلی دموکراسی و جمهوریت و ملازم با «حق دانستن» مطرح است.
امیر مهرکیا؛ کارشناس تبلیغات- در جهان اقتصاد نوشت: «شفاف‌سازی» را می‌توان به شفاف‌سازی اطلاعات، شفاف‌سازی مشارکتی و شفاف‌سازی پاسخگویی تقسیم کرد. از نتایج مهم شفاف‌سازی، ارتقای کیفیت تصمیمات متخذه، افزایش اعضای حلقه تصمیم‌گیری، کاهش تبعیض ها و فساد و سوء استفاده از موقعیت به منظور کسب منافع فردی یا جناحی و اطلاع قانونمند مردم از فرایندهای تصمیم‌گیری را می توان نام برد.
حق دسترسی به اطلاعات در بسیاری از کشورها به صورت رسمی پذیرفته و در قوانین آنها درج شده است .در این جوامع سعی شده مسائل نیروی انسانی تمامی کارکنان از بدو بکارگیری نیروهای جدید با طبقه بندی مشاغل و نحوه ارتقا شغلی اطلاع رسانی شود و کلیه امور طبق دستورالعمل ها اجراء گردد. در بحث مالی لیست مزایای هر شغل جهت اطلاع رسانی به صورت دستورالعمل در نرم افزار اطلاع رسانی درج ، مشتریان از کلیه حق و حقوق خود از طریق رسانه های جمعی آشنا و حتی به صورت بیلبورد در محل سازمان نصب می شود و قیمت و زمان ارائه خدمات به درستی در معرض دید مشتریان قرار گرفته و ارائه دهنده خدمت، مکلف به اجرای تعهدات خود می باشد.
از سوی دیگر اختراع اینترنت گونه های جدیدی از ارتباطات مجازی و اطلاع رسانی را به دنبال داشته است. استفاده از آن به دلیل دارا بودن قابلیت هایی چون فرامتنی و چندرسانه ای بودن، به سرعت رشد کرد. فرامکان و فرازمان بودن اینترنت و در دسترس بودن آن، موجب شکل گیری شیوه جدیدی از تعاملات اجتماعی نسبت به گذشته شد و تغییراتی شگرف در سبک زندگی، تعاملات اجتماعی ، حتی مشارکت سیاسی و اطلاع رسانی و شفاف سازی را به وجود آورد تا جایی که امروزه اینترنت بیشترین نقش را در اطلاع رسانی و تبلیغات برای عموم دارد و به عنوان اصلی ترین کانال ارتباطی محسوب می شود.
در سال های اخیر شبکه های اجتماعی به عنوان بزرگترین دستاورد اینترنت و فضای مجازی به دلایل مختلف از جمله نامحدود بودن ارتباطات، بی هویت بودن، آزادی بسیار زیاد، بی مکانی و بی زمانی کاربران و آشنایی با نیازهای مخاطب و …، با اقبال عمومی مواجه شده و هرکدام به تناسب اهداف خود، فعالیت هایشان را گسترش داده اند.
عمومی بودن فضای مجازی که به هر فردی در هر نقطه از جهان امکان میدهد از طریق این فناوری به آسان ترین وجه، جدیدترین اطلاعات مورد علاقه خود را بدست آورد و مرزهای جغرافیایی یا سیاسی، تاکنون نتوانسته جلوی استفاده از فضای مجازی و گسترش روزافزون آن را بگیرد.
تبادل اطلاعات و تعاملی بودن روابط و ارتباطات در فضای مجازی بدون محدویت‌های حاکم بر دیگر رسانه‌ها که معمولا در آن ها عده ای گوینده و نویسنده هستند و مخاطب صرفا شنونده و خواننده، باعث شده تبادل افکار و آرا به سهولت در شبکه های اجتماعی رد و بدل شده و دانش بشری تصاعدی ارتقا یابد. از طرفی مخاطب محور بودن شبکه های اجتماعی که زمینه ساز امکان نظرسنجی و ارزیابی در این فضا را برقرار و به روزتر کرده و این توانایی را به داده‌پردازان میدهد که از آخرین خواسته‌های مخاطبان خود مطلع گردند که این امر در کنار تنوع و جذابیت فضای سایبری تأثیر بسزایی در جذب مخاطب دارد. دستیابی آسان به آخرین اطلاعات تخصصی در زمینه های مختلف اعتقادی، اجتماعی، اقتصادی، هنری و… باعث شده علاقمندان بتوانند در حوزه مورد علاقه خود فعالیت نمایند.
کسب اطلاعات از خواسته ها و بازخورد نیازهای مخاطب که عامل اصلی بقای هر سازمانی هست کافی بود تا سازمانها به حداقل امکانات الکترونیکی شدن در حوزه روابط عمومی که همان داشتن یک سایت اطلاع رسانی است اکتفا نکرده و از شبکه های اجتماعی استقبال نمایند.
از سوی دیگر مدیران به اهمیت منابع انسانی واقف شده و منابع انسانی به همراه دانش و مهارت‌های افراد را که سازمان می‌تواند برای پیشبرد اهداف خود از آن استفاده کند، سرمایه انسانی معرفی می کنند. از این رو توجه به نیاز ها و خواسته های کارکنان و حل مشکلات آنها راهی برای رسیدن به اهداف سازمان تلقی می شود. ایجاد شبکه های اجتماعی تخصصی در کنار سایر اقدامات امکان سنجی و نیازسنجی، باعث ارتباط بهتر کارمندان در بخش های مختلف سازمان با یکدیگر شده و این ارتباط فاصله مقامی و سنی ایشان را از بین برده و بازده کاری را بالا می برد. لذا استفاده از این شبکه ها، نقش روابط عمومی به عنوان یک روابط عمومی تصمیم ساز و مشاور مدیران مجموعه را پررنگ تر کرده و به عنوان پل ارتباطی بین کارکنان و مدیران مجموعه، در انعکاس مشکلات و معضلات نیروی انسانی به مدیران ارشد را حائز اهمیت می نماید.
با ورود شبکه های اجتماعی به کشور و مهیا شدن بستر تعاملات مجازی درون سازمانی، گروه های مختلف تخصصی به جهت استفاده کارکنان از این بستر شکل گرفت.
کارشناسان ارتباطات روابط عمومی شرکت ملی پست از ابتدای ایجاد این فضا از بهره گیری از آن غافل نشده و کانالها و گروهایی برای ارتباط با مخاطبان خود تشکیل داده اند .
آنچه بسیار با استقبال مواجه و نتایج خوبی به همراه داشت گروهی است متشکل از کارکنان شبکه پستی با اعضایی بالغ بر ۴۰۰۰ نفر به نام “تریبون قاصدان امین ” که با تولید محتوای مورد نیاز کارکنان و برنامه های متنوع از جمله برگزاری کارگاه های آموزشی، نظرسنجی، اطلاع سانی موثق، گفتگوهای هفتگی، پرسش و پاسخ با مدیران، ضمن کاهش فاصله سطوح مختلف رده های سازمانی، فاصله مکانی را هم از بین برده است و کارکنان شبکه پستی از سرتاسر کشور در این گروه به تعامل و مشارکت می پردازند.
حمایت مدیران ارشد از این تعامل دوسویه باعث شده کارکنان روز به روز به سازمان تعصب و تعلق بیشتری داشته و با نگرشی آگاهانه نسبت به احوال سازمان، خواسته های عقلانی و منطقی تری را نسبت به گذشته از سازمان داشته باشند.
در این گروه همه کارکنان دعوت شده اند تا بدون در نظر گرفتن رتبه، عملکرد، مکان یا موقعیت شغلی خود بطور مساوی مشارکت کنند و منطق و سبک خود کامنت ها وزن بیشتری، نسبت به عنوان شخص نویسنده دارند یعنی مطلبی که در کامنت بیان شده مهم تر از سمت نویسنده است. چه بسا که این مهم باعث شناسایی و کشف افراد توانمند در شبکه شده است. در این مباحث مخالفت و اختلاف آرا وجود داشته ولی بیشتر تعاملات به صورت تشویق و تمجید است.
از نگاه دیگر می توان گفت ساختار سازمانی ماتریسی در سازمان های موفق جای خود را به ساختار صفی داده است. این ساختار کاهش فرایند کاری و همچنین تعاملات بیشتر کارکنان را موجب گردیده اما با توجه به ساختارماتریسی سازمان های دولتی در ایران، فاصله و شکاف بین واحدها و کاستی های تعاملات با قسمت های مختلف وجود داشته که تاحدودی این گروه در فضای مجازی علیرغم مشکلات، ارتباطات افقی و عمودی را دوسویه و حتی چند سویه نموده و قسمت های مختلف سازمانی را با شکستن سلسله مراتب، بهم نزدیک تر کرده بطوریکه افراد داخل سازمان را با کسانی که مستقیما با آن ها کار نمی کنند، آشنا کند که این امر ابزاری توانمندی برای مدیریت دانش است که موجبات شناسایی استعدادها و توانایی بالقوه همکاران و همچنین بالارفتن سطح اگاهی عمومی را رقم می زند.
نقش رهبری سازمان و روابط عمومی در ایجاد انگیزه و درگیر کردن کارکنان در مسائل سازمان در این حوزه کلیدی بوده و این حمایت باعث استقبال بیشتر از این حوزه گردیده است. لازم به ذکر است که در چنین سازمان‌هایی به محض اینکه از جانب رهبری حمایت لازم انجام نگیرد و سیستم را رها شود، دیگران نیز به سرعت از استفاده شبکه خودداری می‌نمایند.
در شرکت های چند ملیتی از شبکه‌های اجتماعی در جهت تسهیم و انتشار دانش آشکار و ضمنی کارکنان، و نیز برخورداری از مزیت بازخوردگیری شبکه ها استفاده می‌کنند. از این رو “تریبون قاصدان امین” با استفاده از این ظرفیت با انجام نظرسنجی در مسائل گوناگون، آرا و نظرات همکاران را به صورت هدفمند جمع آوری و با تصمیم سازی مدیران را از اوضاع سازمان آگاه می نماید که این امر به عنوان ابزاری قدرتمند در جهت مستند‌سازی، تجزیه و تحلیل و اشاعه دانش اصلاح فرایندها را سبب شده که در نهایت کاهش اعتراضات سازمانی و تخلفات اداری و ایجاد حس همکاری و بهبود روابط را منجر گردیده است.
وجود شبکه های اجتماعی و معرفی هر شهروند به عنوان یک خبرنگار آنلاین، به مانند حضور در اتاق شیشه ای در مرکز میدان شهر می باشد که خواسته یا ناخواسته، افراد جامعه را مکلف به رعایت قوانین و مقررات وضع شده نموده و عدالت اجتماعی را ارتقا می دهد. شفاف سازی در این حوزه تا حدی است که در یک آن اخبار و گزارش ها از یک نقطه به دورترین نقاط انتشار می یابد. اما این شاخصه مانند چاقوی دولبه بوده که گاها باعث فرافکنی و شایعه پراکنی می شود لیکن گروه تریبون قاصدان امین خود را به عنوان یک برند خبری و منبع موثق در داخل سازمان معرفی کرده از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری می کند.
به رغم موفقیت ها، این گروه تاکنون با مشکلات زیادی نیز مواجه بوده که عدم پذیرش شبکه های اجتماعی از سوی همکاران و مقابله با آن، نبود آموزش های لازم برای حفظ حریم خصوصی افراد و سازمان و فقدان فرهنگ صحیح نقد و احترام به اشخاص و نیز عدم نقدپذیری افراد و حمایت های محدود مسئولین بدلیل موانع قانونی به منظور حضور در این فضا را می توان از جمله آنها برشمرد.
در دنیای امروز که عصر ارتباطات خوانده می شود، در نگاه خرد سازمان و روابط عمومی ها و در نگاه کلان دولت هایی که نقش شبکه های اجتماعی را نادیده بگیرند و به نیازها و خواسته ها افراد بها ندهند، در عرصه رقابت رو به زوال خواهند بود و جای خود را به سازمان هایی خواهند داد که مشتری مداری و مردم محوری را سرلوحه اقدامات خود هدف گذاری کرده اند. تشکیل این چنین گروه هایی اگر بدرستی مدیریت شوند می تواند زمینه پرورش و فرهنگ سازی در راستای پویایی افکار عمومی، اجتماعی و سازمانی را موجب گردد.
در پایان ذکر این نکته ضروری است که در استفاده از هر وسیله و دستاوردی باید سعی گردد تمام جوانب را مدنظر داشته و بدون تعصب و مقابله با تغییر، حدالامکان سعی گردد از نقاط مثبت آن حداکثر بهره برداری به عمل آید چراکه نگاه تک بعدی به هر وسیله و دستاورد بشری، چه مثبت باشد و چه منفی، باعث دوری انسان از حقیقت آن موضوع می شود و موضوع اینترنت و فضای مجازی از این امر مستثنی نیست.
