راهنمای انتخاب نرمافزار فروشگاهی
در چند دهه پیشین، تنها شرکت‌های بزرگ مایل به استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی بودند ولی امروزه با تغییر در رویکرد مدیریت کسب‌وکارها، تفاوتی ندارد که کسب‌وکار شما یک استارتاپ نوپاست و یا شرکتی بزرگ و باسابقه، نیاز بکارگیری نرمافزار در بهینه‌سازی عملکرد، برای همه اثبات شده است.
انتخاب نرمافزار فروشگاهی مناسب، ملزم به آگاهی از ویژگی یک نرمافزار فروشگاهی خوب است و البته با درنظرگرفتن این که هر کسب‌وکاری نیازهای متفاوتی دارد این ویژگی‌ها اولویت‌های متفاوتی پیدا خواهند کرد. رسیدگی به امور مدیریت یک کسب‌وکار چند فروشگاهی با تعداد کارمندان زیاد، قوانین مختلف قیمت‌گذاری و تخفیف اعمال شده برای صدها محصول نیازمند استفاده از نرم‌افزاری قدرتمند است، پیچیدگی و گستردگی این نرم‌افزارها، وجود یک راهنمای انتخاب نرمافزار فروشگاهی که منبع جامعی از اطلاعات باشد را ضرورت می‌بخشد.
شناسایی نیازهای کسب‌وکار:
اولین مرحله پیش از انتخاب نرمافزار فروشگاهی، بررسی نیازهای کسب‌وکار است. مشخص‌کردن اینکه چه نوع فروشگاهی دارید، چه محصولاتی را به فروش می‌رسانید، چه قابلیت‌هایی برای مدیریت فروشگاه و مشتریانتان نیاز دارید و چه انتظاراتی از یک نرمافزار فروشگاهی دارید، نگرش شما از کارایی نرمافزار را شفاف می‌سازد. جمع‌آوری این اطلاعات از روش‌های متنوعی امکان‌پذیر است؛ شنیدن نظرات و پیشنهادهای مشتریان و کارکنان، نیازهای آنها را شناسایی می‌کند.
هر کسب‌وکاری، در تلاش است تا خدمات یا محصولاتی را تولید و ارائه کند و برای نظارت بر تمام فعالیت‌ها و عملکردهای کسب‌وکار از شروع تا پایان از روش‌ها و ابزارهای متفاوتی استفاده می‌کند. این عملیات بادقت و باتوجه‌به جزئیات به مواردی مانند فرایند سفارش، تحویل محصول، ارتباط با مشتریان، انبارگردانی و سایر موارد مرتبط با کسب‌وکار می‌پردازد و کمک می‌کند افراد وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهند. نتیجه‌ی این مشاهده و اصلاح فرایند، ارتباط مؤثرتر افراد با یکدیگر و کارایی بهتر خواهد بود و تیم را در مسیر موفقیت و دستیابی به هدف نهایی پیش می‌برد.
بررسی قابلیت‌های نرم‌افزارهای موجود:
قابلیت‌ها و امکانات نرمافزار از جمله مهم‌ترین عواملی هستند که در انتخاب نرمافزار باید به آنها توجه کنید.بررسی توانایی‌ها، ویژگی‌ها و امکانات مختلف نرمافزار فروشگاهی، به صاحبان کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با انتخاب نرمافزار مناسب، بتوانند کارایی و بازدهی کسب‌وکار خود را افزایش دهند.
- مدیریت موجودی مهم‌ترین عامل در موفقیت فروشگاه است که شامل داشتن اطلاعات دقیق از موجودی در شعب مختلف و ساماندهی موجودی اقلام مختلف است. استفاده از نرمافزار مدیریت موجودی، با کاهش خطاها، ارائه بهترین خدمات به مشتریان و توان رقابت با فعالان دیگر در حوزه‌ی مشابه، به پیشرفت فروشگاه شما کمک می‌کند.
- نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتریان در مدیریت فروشگاه نقش مهمی در افزایش سود و حفظ وفاداری مشتریان دارد. مشتریان وفادار عموماً به خرید بیشتر تمایل دارند و با به اشتراک گذاشتن تجربه‌ی خرید خود با دیگران، تبلیغات کمتری برای کسب‌وکار لازم است. نظارت بر مشتری با مشاهده رفتار آنها با ابزار مناسب امکان‌پذیر است. تحلیل سودآوری مشتریان و پیش‌بینی مدت‌زمان وفاداری آنها می‌تواند در انتخاب استراتژی برخورد با آنها مؤثر باشد.
- پشتیبانی متعهد برای نرمافزار فروشگاهی، از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا این خدمات شامل رفع خطاها، آموزش کاربر و مشاوره امنیتی می‌شود.
- تجزیه‌وتحلیل داده‌های کسب‌وکار، در جهت تصمیم‌گیری آگاهانه، بهبود فرایندها و پیش‌بینی فروش و درآمد آینده مفید است. گزارش فروش نیز می‌تواند به شناسایی کالاهای پرفروش و میزان سود از هر محصول کمک کند. داده‌ها همچنین به درک رفتار مشتریان و جذب و حفظ آنها کمک می‌کنند.
- امکان سفارشی‌سازی نرمافزار بر اساس نیاز مشتری و رعایت استانداردهای کسب‌وکار نیز فاکتور مهمی در انتخاب نرمافزار است.
- یک نرمافزار فروشگاهی باید امکان مدیریت خرید و ارتباط با تأمین‌کنندگان را داشته باشد، ثبت سفارش براساس نیاز، امکان مقایسه قیمت‌ها و همچنین، دریافت گزارش از تاریخچه ارتباط با تأمین‌کننده از مواردی است که در پورتال تامین‌کنندگان قابل دسترس است.
- نرمافزار فروشگاهی باید جامع باشد، به این معنی که برای مدیریت و گزارش‌گیری بخش‌های مختلف فروشگاه در نرمافزار راهکار در نظر گرفته شده باشد، علاوه بر این بین داده‌ها و اطلاعات در تمام بخش‌های نرمافزار ارتباط وجود داشته باشد.
- تناسب قیمت و امکانات؛
در انتخاب نرمافزار، یافتن محصولی با قیمت متناسب با امکانات و ارزش واقعی آن مهم است. به‌عنوان‌مثال؛ قابلیت استفاده از نرمافزار در تلفن همراه، انعطاف بیشتری را برای رفع چالش‌های فضای محدود و منابع مالی فروشگاه فراهم می‌کند و در نتیجه باعث افزایش سرعت و نظم در ارائه خدمات و محصولات به مشتریان می‌شود.
بررسی شرکت ارائه‌دهنده نرمافزار:
وجود نرم‌افزارهای مختلف فروشگاهی، فرصتی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا با بررسی ویژگی‌های موردنیاز خود، از بین گزینه‌های مختلف، بهترین نرمافزار را انتخاب کنند. در انتخاب نرمافزار مدیریت کسب‌وکار، علاوه بر بررسی خود محصول، باید شرکت ارائه‌دهنده نرمافزار نیز مورد بررسی قرار گیرد.
انتخاب شرکت ارائه‌دهنده نرمافزار باتوجه‌به آنچه شرح داده شد، نیازمند ارزیابی دقیق آن است. این بررسی شامل جنبه‌های مختلفی است که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
- سابقه فعالیت: بررسی سابقه فعالیت شرکت روند رشد و برنامه‌ریزی شرکت را نشان می‌دهد، همچنین شفافیت عملکرد را برای افراد در تعامل با شرکت به همراه خواهد داشت. کسب این اطلاعات از طریق وب‌سایت رسمی شرکت و یا مطالعه مقالات شرکت در سایر سایت‌های خبری این ارزیابی را دقیق‌تر می‌کند.
- نظر مشتریان پیشین: بازخورد مشتریان پیشین نگرش درستی از وضعیت شرکت را ارائه می‌دهد و یک ابزار مهم برای شناخت مشکلات احتمالی خواهد بود.
- تعامل با پرسنل: سطح دانش و انعطاف پرسنل شرکت ارائه‌دهنده نرمافزار، عنصر مهمی در بررسی شرکت و نرمافزار آن محسوب می‌شود. پرسنل با دانش و تجربه کافی می‌توانند به بهبود و توسعه نرمافزار کمک کنند و از مشکلات فنی آن جلوگیری کنند. همچنین، انعطاف‌پذیری و قابلیت سازگاری کارمندان هر شرکت با درخواست‌های مشتریان و نیازهای بازار، می‌توانند به بهبود کیفیت خدمات و محصولات شرکت و نرمافزار کمک کند.
- خدمات پشتیبانی: اهمیت پشتیبانی در تأثیر آن بر عملکرد کسب‌وکار است؛ چراکه هرگونه مشکل در نرمافزار مستقیماً بر کیفیت کار مؤثر خواهد بود. در سطح ابتدایی، شرکت‌های ارائه‌دهنده نرمافزار معمولاً از طریق تلفن و ایمیل پشتیبانی ارائه می‌دهند و در سطح پیشرفته‌تر، سیستم پشتیبانی آنلاین، چت آنلاین و حتی پشتیبانی از طریق شبکه‌های اجتماعی در جهت کاهش زمان پاسخگویی در اختیار مشتریان قرار داده می‌شود.
- ارائه محصول: جلسه ارائه محصول فرصتی برای آشنایی با خدمات و محصولات یک شرکت است، هنگامی که صحبت از انتخاب یک نرمافزار است این جلسه به دلیل جزئیات در نحوه استفاده از آن اهمیت بیشتری می‌یابد. پیش‌نمایش محصول و توضیحات ارائه شده می‌تواند با رفع ابهامات و پاسخ به سؤالات مشتری در تصمیم‌گیری او برای انتخاب نرمافزار مؤثر باشد.
در پایان:
استفاده از ابزارهای مدرن برای یک فروشگاه مثل انتخاب یک نرم‌افزارهای تخصصی از بروز مشکلاتی از جمله خطاهای انسانی می‌کاهد؛ چراکه فرایندهای مختلف به‌صورت اتوماتیک انجام می‌شوند و با بهبود دقت و سرعت در انجام کار، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری حاصل می‌شود. علاوه بر این استفاده از نرمافزار فروشگاهی می‌تواند بهبود امنیت فروشگاه شما را به همراه داشته باشد و هرگونه نقص در سیستم را به‌سرعت شناسایی می‌کند. همچنین، یک نرمافزار فروشگاهی استاندارد، دارای ویژگی‌های امنیتی است که می‌تواند از سرقت اطلاعات، تقلب و سوءاستفاده‌های دیگر جلوگیری کند. برای نمونه، برخی از این نرم‌افزارها قابلیت تعیین سطح دسترسی کاربران را دارند تا دسترسی برای هر کاربر به‌صورت مجزا تعریف شود. به‌این‌ترتیب، استفاده از راهکار نرمافزار فروشگاهی متناسب با نیاز نه‌تنها دغدغه‌های شما را کاهش می‌دهد؛ بلکه در روند توسعه و گسترش کسب‌وکار شما نیز تأثیر به سزایی دارد و می‌تواند این تجربه‌ی مدیریت و رشد را برای شما خوشایندتر کند.
