امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به سخت افزار ها و نرم افزارهای کامپیوتری اطلاق می شود که عموما برای جمع آوری، ذخیره، انتقال و مدیریت داده ها مورد استفاده قرار می گیرد؛ همچنین این نرم افزارها برای سپردن وظایف از راه دور و نظارت بر آنها مناسب می باشند. بروز کردن فعالیت های سازمان و مدیریت بر آنها، موجب تحولی بزرگ در سازمان شما خواهد شد که این قابلیت از ضروری ترین امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. برای خودکار سازی فرایندهای سازمان، با توجه به نیاز کسب و کارتان، می توانید از انواع نرم افزار های اتوماسیون اداری استفاده کنید؛ به این دلیل که مکانیزه کردن سیستم ها، موجب افزایش بهره وری رویه های اداری و بهبود عملکرد کارکنان خواهد شد. در این مطلب با امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا خواهیم شد.

قابلیت ها و امکانات اتوماسیون اداری

مکانیزه کردن سیستم ها که در سایه آماده سازی زمینه ای مناسب، آموزش کارکنان و فرهنگ سازی امکان پذیر خواهد بود، یکی از گام های اساسی برای ایجاد تحول در هر سازمانی می باشد. هر یک از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری، در بخش های مختلف در جهت خودکارسازی برخی از فعالیت های سازمان قابل استفاده و موثر می باشد که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

یادآوری قرار های کاری

مدیران شرکت ها برای زمان بندی کارها یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی های لازم را انجام دهند تا در اجرا جلسات تداخلی به وجود نیاید و این اطلاعیه باید به دست تمامی افراد برسد. اما از جمله امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری، تنظیم قرارهای کاری است که کاربران می توانند با بررسی یادآوری و قرارها، از برنامه روزانه خود مطلع شوند و آمادگی لازم را برای حضور در جلسات داشته باشند.

مدیریت پروژه و فرایندها

یکی از نرم افزارهایی که به افزایش سرعت کارها، بهبود پاسخگویی، افزایش تعامل با مشتری، رونق و رشد کسب و کار کمک شایانی می کند، نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار است. با استفاده از این نرم افزار می توانید برای گردش کار خود برنامه ریزی داشته باشید و یک مدل برای فعالیت های روزمره سازمان طراحی کنید؛ همچنین استفاده راحت از این نرم افزار، باعث محبوبیت بیشتر آن شده است. با استفاده از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری BPMS می توانید قوانین مربوط به شرکت خود را راه اندازی کنید؛ همچنین ایجاد فرم، بدون نیاز به کد نویسی، تجزیه و تحلیل مشخصی از روند کاری بخش های مختلف را در اختیارتان قرار می دهد.

مدیریت ارتباط با مشتری

اگر بیشتر فعالیت های سازمان شما مبتنی بر ارتباط با مشتری است، مکانیزه کردن بسیاری از کارها و استفاده از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری، می تواند به بهبود ارتباطات و سرعت بخشیدن به آنها موثر باشد. سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری یا همان CRM، امکانات زیادی را در اختیار پرسنل هر بخش قرار می دهند؛ برای مثال، شما به عنوان شرکت تولید کننده یک کالای فرضی، به متریالی برای ساخت محصول مورد نظر نیاز دارید، علاوه بر اینها باید هزینه های مربوط به پرسنل خود را هم در نظر بگیرید که محاسبه هزینه های مربوط به تولید کالا یکی از زمانبر ترین کارها است اما با استفاده از نرم افزار بهای تمام شده، این کار در بهترین و سریع ترین حالت ممکن اتفاق خواهد افتاد. از طرفی، بررسی بازخورد های مشتری و تجزیه و تحلیل آنها برای انجام اقدامات لازم، به یک گروه متخصص نیاز دارد ولی با استفاده از سیستم ارتباط با مشتری، پارامترهای لازم جهت بهبود فعالیت ها، توسط کارشناسان مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

بهبود مکاتبات سازمانی

یکی از وقت گیر ترین کارها در کسب و کارهای بزرگ، مکاتبات اداری، بایگانی مستندات و دسترسی سریع به آنها می باشد. این فعالیت ها با توجه به زمانی که صرف آنها می شود، بازدهی لازم را نداشته و موجب ضعیف شدن عملکرد کارکنان بعد از گذشت زمان خواهد شد. به صورت کلی، مکاتبات اداری در سازمان ها به دو صورت سنتی و مدرن انجام می گیرد. در روش اول، برای بررسی حجم انبوهی از اطلاعات و داده ها انرژی زیادی لازم است؛ همچنین هزینه های گزافی نیز صرف بکارگیری پرسنل و طبقه بندی های گسترده می شود که تمامی این موارد در نهایت نتیجه ای جزء نارضایتی کارکنان نخواهد داشت. با گذشت زمان، امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت های ویژه ای را برای مکانیزه کردن تمامی این کارها در اختیار مدیران سازمان ها قرار دادند تا با صرف کمترین هزینه و انرژی، باعث بهبود عملکرد کارکنان و سازمان شوند.

مدیریت قرارداد ها

از جمله چالش های رایج در سازمان ها، عدم کنترل بر مفاد، مسئولیت ها و تعهدات قرارداد می باشد؛ همچنین یکی از مهمترین ارکان اصلی در تحقق اهداف پروژه، مدیریت و انعقاد قرارداد است. نرم افزار های اتوماسیون اداری، این امکان را برای مدیران فراهم می کنند تا بتوانند به راحتی بر پیشرفت اجرای مفاد قرارداد نظارت داشته باشند. ثبت، پیگیری و نگهداری سوابق هرگونه تغییرات در قرارداد از جمله امکانات نرم افزار های اتوماسیون اداری می باشد.

جمع بندی

مطلب مورد نظر توسط تیم تحریریه شماران آماده و تدوین شده است. مجموعه شماران با گردهمایی گروهی از کارشناسان خبره حسابداری و طراحان سیستم های مالی، با بیش از سه دهه تجربه در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده سازی نرم افزار های یکپارچه در حوزه های مالی، اداری و بازرگانی آماده ارائه خدمات به شما عزیزان می باشد. استفاده از تکنولوژی های نوین و توجه به نیاز صاحبان کسب و کارها، از جمله ویژگی هایی است که باعث تمایز شماران سیستم شده است.