در زمان شروع همکاری با شرکت حسابداری چه مواردی را باید رعایت کنیم؟

زمان همکاری با شرکت خدمات حسابداری یعنی زمانی که وظایف و تعهدات دو طرف مشخص شده و قرارداد خود را با آن ها منعقد کرده اید. در حقیقیت از اینجا فاز اجرایی پروژه مالی شما شروع می شود.

اگر می خواهید بدانید که در زمان همکاری با شرکت حسابداری چه کارهایی را باید انجام دهید و از انجام چه کارهایی باید پرهیز کنید، همراه ما باشید.

پیش نیاز مرتبط : شما می توانید عبارت "  6 نکته طلایی که قبل از انتخاب شرکت حسابداری باید بدانید! " را در گوگل جستجو کنید و آن را مطالعه نمایید. آن 6 نکته طلایی می تواند ریسک اشتباه در انتخابتان را به صفر برساند.

مطلبی که اکنون مطالعه می کنید : " نکات مهم در زمان همکاری با ارائه دهندگان خدمات مالی " است که با رعایت این نکاتی که در ادامه ذکر می کنیم هیچ مشکلی در حین همکاری با ارائه دهنده خدمات مالی برای شما رخ نخواهد داد.

تخصص و تجربه نماینده معرفی شده توسط ارائه دهنده خدمات حسابداری

روال انجام خدمات حسابداری به این صورت است که ارائه دهندگان خدمات مالی، ابتدا قرارداد را منعقد می کنند. پس از انعقاد قرارداد، جهت انجام امور مربوط به موضوع قرارداد، یک نماینده به مجموعه درخواست کننده خدمات معرفی می کنند تا امور مالی را انجام دهد.

مهمترین مورد بابت انجام امور مالی، انتخاب فردی با دانش و تجربه کافی حسابداری در زمینه فعالیت مجموعه درخواست کننده خدمات است. اگر این فرد به درستی از سوی ارائه دهنده خدمات مالی انتخاب و به درخواست کننده معرفی شود، همه امور مالی به خوبی پیش خواهد رفت. در غیر اینصورت انجام امور مالی برای هر دو طرف با مشکل مواجه خواهد شد.

قطعا مدیران در زمینه فعالیت های مالی رایج در مجموعه تحت نظارت خود اطلاعات خوبی دارند. اطلاعاتی از قبیل:

• رویه انجام سفارش و خرید کالا و خدمات.
• نحوه پرداخت و تسویه حساب.
• رویه واردات یا صادرات کالا.
• نحوه ورود و خروج کالا.
• ذهنیت حدودی نسبت به مانده حساب بدهکاران و بستانکاران.

در همین راستا به مدیران توصیه می گردد در مراجعات ابتدایی نماینده یا نمایندگان معرفی شده از طرف موسسه خدمات مالی، درباره این موضوعات مالی و زمینه کاری خود، به نوعی اطلاعات و تجربه نماینده را محک بزنند.

در صورتی که به این نتیجه رسیدند که نماینده معرفی شده در زمینه فعالیت مجموعه دارای تجربه کافی نیست، می توانند این موضوع را با ارائه دهنده خدمات مالی مطرح کنند.  در اینصورت پشتیبانی های لازم جهت تعویض و واگذاری امور به نماینده ای دیگر انجام خواهد شد.

این بررسی بهتر است طی یک یا دو ماه اول انجام امور توسط نماینده صورت پذیرد. دلیل این بازه زمانی این است که تصمیم گیری عجولانه و بدون بررسی های لازم در مورد تخصص نماینده معرفی شده جایز نیست.

آگاه بودن از تعهدات خود و تعهدات شرکت خدمات حسابداری

در کلیه قراردادها از جمله قرارداد حسابداری و مالیاتی برای هر دو طرف قرارداد تعهداتی ذکر می شود. توجه و آگاهی نسبت به این تعهدات بسیار مهم و ضروری است.

کارفرما باید نسبت به تعهدات خود آگاهی کامل داشته باشد تا برنامه ریزی کند و امکانات لازم را جهت ایفای تعهدات خود به انجام رساند.

این کار موجب انجام بهتر امور مالی از سوی ارائه دهنده خدمات مالی می گردد. از سوی دیگر این کار از ایجاد تاخیر یا انجام نشدن موضوع قرارداد جلوگیری می کند.

در صورت رعایت این مورد چنانچه در آینده موضوع قرارداد یا بخشی از آن از سوی ارائه دهنده خدمات مالی صورت نپذیرد، مسئولیتی از این بابت بر عهده کارفرما نخواهد بود. در نتیجه تنها ارائه دهنده خدمات مالی است که می بایست مسئولیت کارهایی که انجام نشده و عواقب آن را بر عهده بگیرد.

رازدار بودن و اصل حفاظت از اطلاعات حسابداری

از مهمترین دارایی های هر واحد اقتصادی، اطلاعات عملکردی و عملیاتی آنهاست. از جمله این اطلاعات می توان موارد زیر را نام برد:

1. محصولات و مشخصاتشان
2. نحوه تامین کالا
3. راهکارهای فروش
4. اطلاعات مشتریان
5. وضعیت مالی وعملکردی

هر مجموعه باید به خوبی از این اطلاعات خود محافظت کند تا رقبا نتوانند از این اطلاعات سوء استفاده کنند. این اطلاعات برای رقبایی که به هر قیمتی می خواهند مانع از پیشرفت یک واحد اقتصادی شوند بسیار جذاب است.

واحد امور مالی به نوعی قلب هر مجموعه است. تقریبا کلیه اطلاعات مالی و عملکردی، مشتریان، اطلاعات محصولات و غیره در واحد مالی موجود است.

کارکنان بخش مالی عموما به اطلاعات فوق دسترسی دارند. بنابراین محرمانه بودن اطلاعات باید از سوی مدیران مجموعه، به مدیران ارائه دهنده خدمات مالی تاکید شود.

علاوه بر این، نماینده تعیین شده را هم باید ارزش اطلاعات آگاه کرد. البته اصل رازداری یک اصل مورد توافق بین همه شرکتهای حسابداری است. به همین دلیل باید کلیه ملاحظات بابت رازداری و جلوگیری از درز اطلاعات را انجام داده و نسبت به عواقب درز اطلاعات نیز توجه کافی انجام شود.

انجام امور در موعد مقرر قانونی

عموما در اکثر قرارداد ها، انجام کلیه امور مالی به ارائه دهنده خدمات مالی واگذار می شود. در کلیه خدمات مالی هر کاری باید در موعد مشخص صورت پذیرد. مسئولیت انجام به موقع کارها هم بر عهده ارائه دهنده خدمات مالی می باشد.

در این رابطه بهتر هست که مدیران نیز تا حدودی از زمان انجام هر کار در بخش مالی آگاهی داشته باشند و انجام کارها در وقت معین خود را یادآور شوند.

در این راستا بهتر است از ارائه دهنده خدمات مالی یا نمایندگان آن ها صراحتا درخواست شود که انجام امور مالی را به روزهای پایانی موکول نکنند. زیرا هنگامی که امور محاسباتی با عجله و در روزهای پایانی فرصت مقرر انجام می شود، شاهد ریسک بالای رخ دادن اشتباهات خواهید بود. اشتباهاتی که تنها دلیلش عجله و به تبع آن کم دقتی است.

گزارش گیری منظم از انجام و پیشرفت امور حسابداری و قراردادی

مدیران زمانی می توانند بابت انجام شدن صحیح امور در بخش مالی امیدوار باشند که گزارش های به موقع و قابل اتکا را دریافت کنند. آن ها باید با بررسی صورت های مالی و گزارش امور انجام شده و در دست انجام از چرخه صحیح کار اطمینان حاصل کنند.

پس از بررسی گزارش های فوق، در صورتی که ابهامی وجود داشته باشد باید از موارد مبهم آگاهی کامل پیدا کنند. همچنین می توانند اطلاعات تکمیلی را هم از واحد مالی درخواست کنند.

در واقع آن ها با این کار از انجام امور آسوده خاطر خواهند بود. ضمنا در صورت انحراف یا عقب ماندگی امور، فرصت خواهند داشت تا تدابیر لازم را انجام دهند.

مستند سازی کلیه رخداد ها از ابتدا تا انتهای فعالیت مالی

پیشنهاد می گردد که کلیه توافقات اعم از :

• قرارداد اولیه
• توافقات جدید حین انجام کار
• گزارش ها
• مستندات ارائه شده
• تذکرات
• موارد درخواستی

همگی به صورت مکتوب و با دریافت رسید از موسسه خدمات مالی صورت پذیرد. این کار موجب جدیت  و وسواس بیشتر موسسه ارائه دهنده خدمات مالی می شود. همچنین بابت انجام امور، در صورت هرگونه اختلاف احتمالی به عنوان مستندات می تواند مورد استناد و استفاده قرار گیرد.

این مطلب شامل نکاتی بود که با رعایت آن ها در زمان انجام قرارداد و با انتخاب یک ارائه دهنده مالی معتبر، می توانید بهترین نتیجه را بدست آورید.

با تشکر از شرکت حسابداری کاوش گویا ارقام بابت کمک در تهیه مطلب