انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری | معیارهایی که قبل از خرید نرم افزار باید در نظر داشت

در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید دقت فراوانی کرد چرا که پس از افزایش حجم داده‌های سازمانی تعویض آن میسر نیست. اتوماسیون اداری ابزاری است جهت همکاری و افزایش نرخ بهره‌وری در سازمان‌ها و اداره‌ها که از طریق آن می‌توان یک محیط کار منسجم و یکپارچه ایجاد کرد. اتوماسیون اداری کمک می‌کند افراد و تیم‌های مختلف با یکدیگر تعامل بسیار بهتری داشته باشند. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری امور سازمان دقیق‌تر، شفاف‌تر و سریع‌تر انجام می‌گردد. از این‌رو خرید نرم افزار اتوماسیون مناسب برای هر سازمانی بسیار حائز اهمیت است. در این پست به معرفی ویژگی‌ها و معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری می‌پردازیم.

از کجا بدانیم سازمانِ ما نیاز به خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری دارد؟

امروزه تعداد سازمان‌ها، اداره‌ها و کسب و کارها رشد روزافزونی پیدا کرده است. این سازمان‌ها برای انجام امور درون سازمانی و گردش مکاتبات و غیره از نرم افزارهای مختلفی استفاده می‌کنند. هر مدیری می‌خواهد در این بازار بسیار رقابتی که سرعت انجام امور حرف اول را می‌زند باقی بماند. چاره‌ای نیست جز اینکه مکاتبات اداری، گزارشات و کارهای این چنینی سازمان بر پایه یک اتوماسیون قدرتمند انجام شود.

هر سازمانی ممکن است در ابتدا نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری را احساس نکند. اما به مرور زمان حجم داده‌های وارد شده به سازمان افزایش می‌یابد. در این زمان است که مدیران سازمان جای خالی نرم افزار اتوماسیون اداری را حس خواهند کرد. لذا توصیه می‌شود قبل از افزایش حجم داده‌ها به فکر خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باشید.

درکل اگر سازمان یا شرکت شما دچار مشکلات ذیل است، باید به فکر خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باشید:

• اگر مبالغ هنگفتی را در واحدهای مختلف هزینه می‌کنید ولی از راندمان آنها راضی نیستید.
• اگر هماهنگی لازم بین واحدها و اعضای تیم‌های مختلف وجود ندارد.
• اگر در انجام امور با مشکلاتی از جمله تاخیر فراوان مواجه هستید.
• اگر در دسترسی به اطلاعات مورد نیازتان با مشکل مواجه هستید.
• اگر فرم‌های سازمانی کماکان به صورت دستی بین اعضای سازمان رد و بدل می‌شود.
• اگر سیستم‌های سازمان به صورت یکپارچه با یکدیگر در تعامل نیستند.

این "اگر"ها نشان می‌دهند که سریع‌تر باید با توجه به نیازهایتان یک نرم افزار اتوماسیون اداری انتخاب و خریداری کنید. اما اگر معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را نمی‌دانید، مطالبی که در ادامه آمده شما را راهنمایی می‌کند.

معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزارهای اتوماسیون اداری بسیاری در بازار وجود دارند که هر یک از آنها دارای ویژگی‌ها و کاربردهای خاصی هستند. شما باید نیازهای سازمان را بشناسید و طبق آنها دست به انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بزنید. در غیر این صورت با مشکلاتی مواجه خواهید شد. در ادامه معیارهای اصلی خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را معرفی می‌کنیم.

ماژول‌ها و امکانات کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزارهای اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای اداری هستند. در نرم افزار اتوماسیون اداری ذخیره، تولید و بازیابی اطلاعات بسیار مهم است. یکی از معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، سرعت نرم افزار در جستجو و نمایش اطلاعات می‌باشد.

امکان جستجو در نرم افزارهای اتوماسیون اداری عمدتاً بر پایه دو نوع سیستمِ SQL و جستجوی معنایی است. در نرم افزارهای اتوماسیون اداری که از ماژول جستجو برپایه sql استفاده می‌شود، مدت زمان جستجو بسیار طولانی‌تر است. در برخی موارد برای جستجوی یک عبارت یا کلمه در سیستم به بیش از 2 دقیقه زمان نیاز است.

اما نرم افزارهایی که از ماژول جستجوی معنایی (Semantic Search) بهره می‌برند – درست مانند گوگل –در کسری از ثانیه تمامی اطلاعات مورد نظر را در اختیار کاربر قرار دهند. در واقع همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید نسبت به نیاز مشتریان خود، ماژول‌هایی را طراحی و ارائه کنند. ماژول‌هایی مانند:

• مدیریت مکاتبات و آرشیو آنها به صورت الکترونیکی
• مدیریت تقویم سازمانی
• مدیریت فرآیندها (BPMS)
• پیشخوان ارباب رجوع
• سرویس‌های پیامک، فکس، ایمیل، PTP، ECE و غیره

این ماژول‌ها در بین شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری مشترک‌اند. شرکتی می‌تواند بازار این نرم افزارها را بدست بگیرد که بتواند این قبیل ماژول‌ها را با کیفیت بهتر ارائه دهد.

قابلیت یکپارچگی با دیگر نرم افزارها

یک نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها باید قابلیت ارتباط مستقیم با دیگر نرم افزارهای اداری را داشته باشد، بلکه باید سایر شبکه‌های اجتماعی هم به صورت یکپارچه عمل کند. اهمیت این موضوع در اینجا است که به موجب آن عملکرد کارکنان از جهتِ اشتراک‌گذاری نامه‌های اداری، ارجاع نامه‌ها، مدیریت کارتابل و مدیریت جلسات بسیار بالاتر خواهد رفت.

در واقع می‌توان گفت نرم افزار اتوماسیون اداری که با سایر نرم افزارهای اداری یکپارچه نباشد، مشتریانش را از دست می‌دهد. به خصوص که استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزار CRM امروزه بین اغلب شرکت‌های موفق امری رایج است.

سرعت نرم افزار

یکی دیگر از معیارهایی که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار حائز اهمیت است، سرعت نرم افزار است. عوامل بسیار زیادی در سرعت نرم افزارهای اتوماسیون اداری دخیل هستند که قبل از خرید باید به آنها توجه داشت:

• نوع سیستم جستجو در نرم افزار اتوماسیون اداری
• تحمل نرم افزار نسبت به تعداد کاربرانی که از آن استفاده می‌کنند. (یعنی یک سرور با مشخصات سخت افزاری مشخص به چه تعداد کاربر می‌تواند سرویس دهد.)
• مقیاس‌پذیری نرم افزار برای سازمان‌های مختلف
• امکان نصب سیستم اتوماسیون اداری متمرکز یا غیرمتمرکز برای شرکت‌های هلدینگ

قابلیت گزارش‌گیری و بایگانی اطلاعات

در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری توجه داشته باشید که سیستم اتوماسیون باید قابلیت گزارش‌گیری از داده‌های سازمان را داشته باشد. داده‌های سازمانی عبارتند از مکاتبات بین سازمانی، تعداد نامه‌ها ثبت شده، تعداد ارجاعات و رفتار کاربران.

با وجود این قابلیت است که می‌توانید در هزینه‌های جاری سازمان صرفه‌جویی کنید و از مقدار صرفه‌جویی هم آگاه شوید. دو معیار دیگر نیز باید در انتخاب این نوع نرم افزار در نظر بگیرید:

• اتوماسیون عملیات مربوط به بایگانی مکاتبات و جستجوها
• خودکارسازی (اتوماسیون) کارها

پشتیبانی و استقرار

ضرورت وجود پشتیبانی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری بسیار حائز اهمیت است. چرا که این قبیل نرم افزارها پس از خرید نیاز به پیاده‌سازی اصولی در بستر سازمان دارند. تا زمانی که اجرای اتوماسیون اداری به یک ثبات نسبی دست یابد به پشتیبانی تیم طراح نرم افزار احتیاج است.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

هر نوع نرم افزاری که بتواند در روند انجام امور سازمانی به افراد کمک کند، شایسته خریدن است. اما باید بررسی کرد که آیا نرم افزار اتوماسیون اداری خریداری شده ارزش چنین قیمتی را دارد یا خیر.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به اندازه سازمان می‌تواند از چند میلیون تا چندصد میلیون متغیر باشد. همچنین قیمت دقیق‌تر پس از شناخت نیازهای سازمان شما و تعداد ماژول‌هایی که مدنظرتان هستند، بیان می‌شود. از این‌رو نمی‌توان با یک تماس از قیمت به عنوان یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری با خبر شد.

ویژگی‌هایی که در قیمت نهایی نرم افزار تاثیرگذار هستند به شرح ذیل هستند:

• تعداد کاربران سازمان شما
• ساختار سازمان (تک سازمانه یا چند سازمانه)
• استفاده از ماژول‌های مختلف مورد نظر سازمان
• نوع پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که ارائه می‌شوند.
• هزینه خرید سخت افزار مورد نیاز سازمان که به نوع و بزرگی سازمان بستگی دارد.

در دسترس بودن (نسخه تحت وب – اپلیکیشن موبایل)

امروزه استفاده از اپلیکیشن‌های موبایلی بسیار گسترده شده است. چرا که همیشه در دسترس هستند و قدرت پردازش آنها تا حدی به اندازه کامپیوترهای رومیزی رسیده است. از این‌رو مدیران و کارمندان ترجیح می‌دهند آن نرم افزاری را خریداری کنند که نسخه موبایلی هم ارائه دهد. با اپلیکیشن موبایل هر کجا و هر وقت که نیاز داشتند، می‌توانند از آن استفاده کنند.

از دیگر معیارهای مهم خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری این است که نسخه تحت وب داشته باشد. یعنی بتوان بدون نصب نرم افزار و به‌صورت آنلاین از اتوماسیون اداری استفاده کرد.

امنیت

امکان تبادل اطلاعات با حداکثر امنیت از دیگر معیارهایی است که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید لحاظ شود. نکاتی که در حوزه امنیت اطلاعات باید قبل از خرید نرم افزار به آنها توجه ویژه‌ای داشت عبارتند از :

• تعیین تعداد دسترسی‌ها با توجه به چارت سازمانی
• امنیت امضاهای دیجیتال
• امنیت بایگانی گزارشات سازمانی
• و سایر مسائل امنیتی مرتبط با سازمان تان

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان؛ برای اینکه مهم هستید

تا اینجای کار با معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شدید. حالا بد نیست با نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت پرنیان نیز آشنا شوید. زیرا نرم افزار طراحی شده این شرکت تمامیِ معیارهای بالا را رعایت کرده است. علاوه بر آن، چند ویژگی منحصر به فرد دیگر نیز به مشتریان خود ارائه می‌دهد.

خصوصیات منحصر به فرد نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت پرنیان است به شرح زیر است:

• امکان چاپ چک
• قابلیت ذخیره سازی اطلاعات چک‌های صادر شده
• یادآوری موعد چک
• امکان استفاده از کارتابل به صورت آفلاین
• دارا بودن داشبورد ویژه برای مدیران
• قابلیت تبدیل گفتار به نوشتار از طریق تکنولوژی هوش مصنوعی
• و چندین ویژگی دیگر

بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها با نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بدون ذره‌ای مشکل به اهداف خود رسیده‌اند. چرا شما یکی از آنها نباشید؟